Update vom 23.04.2013: Die Synchronisierung zwischen iOS und Google Calender ist hier mit dem Google-Dienst “Google Sync” beschrieben, das auf dem ActiveSync-Protokoll von Microsoft basiert und auf dem iPhone mit der Synchronisationstechnik “Microsoft Exchange” konfiguriert wird. Es ist zu beachten, dass Google Sync mit normalen Google-Konten nur noch dann eingesetzt werden kann, wenn diese Synchronisation vor dem 30. Januar 2013 eingerichtet und mindestens einmal auch genutzt wurde. Für alle anderen Google-Konten ist die Kalendersynchronisation zu Google Calendar per Google Sync nicht mehr möglich. Als (bessere) Alternativ empfiehlt sich hier die Terminsynchronisation zwischen iPhone und Google Calender per CalDAV (auch hier im Blog beschrieben). Google-Apps-Konten können auch weiterhin mit Google Sync arbeiten.

Bisher habe ich mein iPhone in Sachen Terminverwaltung lokal via iTunes mit meinem Terminkalender in Outlook synchronisiert. Das lief mehr schlecht als recht, denn offensichtlich gibt es zwischen Outlook und iTunes immer wieder größere Differenzen bei Terminen, die mit Zeitzoneninformationen hinterlegt sind. Das ist etwas schwierig zu erklären, ich habe das jedenfalls immer mit jährlich wiederholenden, ganztägigen Terminen gemerkt (ergo: Geburtstage), die, je nach dem, ob in Sommer- oder Winterzeit angelegt, um eine Stunde vor- oder nachgeschoben erscheinen. Richtig dringend wurde eine Echtzeitsynchronisation spätestens nach dem Kauf des iPad, denn das habe ich quasi nie in Synchronisation am PC.

Da ich keinen eigenen Server für Termin- und Adresssynchronisation im Einsatz habe, muss also ein externer Dienst heran. Da gibt es den apple-eigenen Dienst “Mobile Me”, der jedoch aufgrund des unverschämten Preises inakzeptabel ist. Oder es wird einfach mit einem Google-Account synchronisiert. Dazu kann man Google Calendar einsetzen und für die Adresssynchronisation auch den weniger bekannten Dienst namens Google Contacts.

Termine mit Google Calendar

Google Calendar muss man nicht sonderlich erklären, denn der Kalenderdienst ist wirklich weitgehend intuitiv zu bedienen, wenn man sich jemals näher mit Terminverwaltung beschäftigt hat. Zwar besitzt Google Calendar nicht ganz so ausgefeilte Features wie Outlook oder Lotus Notes, allerdings macht es Google Calendar mit seiner Plattformunabhängigkeit komplett wett – es funktioniert einfach überall.

Import von Terminen aus einer Kalendersoftware zu Google Calendar

Wer bisher ausschließlich nur mit Google Calendar gearbeitet hat, ist schon auf der richtigen Seite. Wer bisher eine andere Terminverwaltung eingesetzt hat, kann zumindest seine bisherigen Termine mitbringen, wenn die bisher eingesetzte Kalendersoftware den Export der Termine als CSV-Datenbank ermöglicht. Solche Terminarchive importiert Google Calendar anstandslos, wenngleich dieser Vorgang durchaus eine Weile dauert – für 10 Jahre Termine brauchte Google Calendar ca. eine Viertelstunde nach dem eigentlichen Hochladen der CSV-Datei, bis diese auch in Google Calendar erscheinten.

Ein wichtiger Punkt vorab: Vorsicht bei sorgsam gepflegten wiederholenden Terminen wie Geburtstagen, hier gibt es viel Krawallpotential. Wiederholende Termine werden nämlich logisch gesehen als ein fixen Termin angelegt, der sich jährlich wiederholt. Das bedeutet, dass wenn man zum 1. Januar 2001 einen Termin mit jährlicher Wiederholung angelegt hat, dieser tatsächlich nur einmal existiert und dann jährlich wiederholt angezeigt wird. Viele Kalenderprogramme exportieren solche Termine allerdings tatsächlich als Einzeltermine, so dass ich bei meinem ersten Exportversuch aus Outlook tausende einzelner Geburtstagstermine hatte.

Bevor man sich diesem Ärger hergibt, hier eine ganz pragmatische Lösung: Gesonderte Geburtstagstermine löschen und Geburtstage lieber in der Adressverwaltung hinterlegen. Die meisten Kalenderprogramme ermöglichen dies, Google Calendar kann dies auch und ab der iPhone-Software iOS 4 zeigt die iPhone-Kalendersoftware solche Geburtstagstermine aus der Adressverwaltung auch in einer gesonderten Kalenderkategorie an und man versaut sich den eigentlichen Kalender nicht mehr mit Geburtstagsterminen.

Mehrere Kalender mit Google Calendar

Was Google Calendar einst mit einer unerhörten Einfachheit revolutioniert hat, ist der Einsatz von verschiedenen Kalendern, die beliebig mit anderen Benutzern gemeinsam genutzt oder auch einfach veröffentlicht werden können. Hier gibt es ein paar Dinge vor einem eventuellen Import von Terminen zu beachten:

  • Viele Kalenderprogramme arbeiten zur Terminunterscheidung nicht mit unterschiedlichen Kalendern, sondern mit Terminkategorien. Google Calendar aber kennt keine Kategorien. Wenn man nun aber Termine getrennt verwalten möchte (beispielsweise private und dienstliche Termine), kann man sich damit behelfen, dass in Google Calendar in der linken Spalte unter “Meine Kalender” ein weiterer Kalender hinzugefügt wird. Nun muss man nur noch in der bisherigen Kalendersoftware die Termine nach Kategorien getrennt in unterschiedliche CSV-Dateien exportieren und beim Import in Google Calendar den gewünschten Zielkalender auswählen.
  • Bei der Neuanlage von weiteren Kalender in Google Calendar ist zu beachten, dass für jeden weiteren Kalender später auf dem iPhone eine gesonderte Synchronisation eingerichtet werden muss. Das ist zwar kein Hexenwerk, aber den Einrichtungs- und späteren Synchronisationaufwand sollte man berücksichtigen, wenn beabsichtigt wird, einige Dutzend Kalender anzulegen.
  • Bei Kalendern, die gemeinsam mit anderen Benutzern verwaltet werden, sollte man zudem einen Punkt beachten: Wenn jemand einen Eintrag in einem gemeinsam genutzten Kalender tut, sollte er die Teilnehmer mit der integrierten Einladungsfunktion zu diesem Termin einladen. Tut man das nicht, erscheint ein so gespeicherter Termin einfach bei den anderen Teilnehmern in deren Kalender, sie werden aber in der Standardeinstellung von Google Calendar nicht informiert. Das ist vor allem für mobile Benutzer ein nicht zu unterschätzendes Problem, da sie aufgrund der Bildschirmgröße oft nicht die Wochen- oder Monatsübersicht ihres Gerätes nutzen und keinen weiten Terminüberblick haben.

Google Calendar mit dem iPhone synchronisieren

Kurz eingeleitet: Mit der Einrichtung von Google Calendar ist die größte Arbeit schon geleistet, denn das Einrichten der iPhone-Synchronisation ist einfach. Und das ist nicht zuletzt einer Ironie der Großkonzerne zu verdanken, denn damit das Apple iPhone mit Google Calendar funktioniert, braucht es eine Technologie namens ActiveSync und die müssen sowohl Apple, als auch Google bei Microsoft lizenzieren. So schließt sich der Kreis. :-)

Um die Synchronisation auf dem iPhone einzurichten, geht es auf dem Springboard in die “Einstellungen”-App. Dort dann in die Option “Mail, Kontakte, Kalender” und dann auf der nächsten Seite unter “Accounts” auf den Punkt “Account hinzufügen …”. Es erscheint folgende Auswahl an Synchronisationsmöglichkeiten:

Im obigen Bildschirm also nicht den Fehler machen, “Google Mail” auszuwählen (das synchronisiert nämlich tatsächlich eben nur Google Mail), sondern den ersten Punkt namens “Microsoft Exchange”. Das führt dann zum nächsten Bildschirm, in dem die Zugangsdaten einzugeben sind:

Die einzugebenden Felder im Klartext:

  • E-Mail: Die Mailadresse des Google Accounts
  • Server: m.google.com
  • Domain: (nichts eintragen)
  • Benutzername: Die Mailadresse des Google Accounts
  • Kennwort: Das Passwort des Google Accounts
  • Beschreibung: (frei wählbare Beschreibung)
  • SSL verwenden (erscheint erst später): aktivieren bzw. aktiviert lassen

Nach dem Eintragen der Daten wird rechts oben auf “Nächstes” geklickt (mein Screenshot enthält die Ansicht bereits eingetragener Zugangsdaten, deshalb steht dort “Fertig”) und das iPhone testet den Zugriff mit den hinterlegten Daten. Wenn die Zugangsdaten korrekt sein sollten, erscheint ein Bildschirm mit den Angaben darüber, was genau synchronisiert werden soll. Wir wollen den Kalender (dazu in einem nächsten Blog-Artikel) synchronisieren und aktivieren den Punkt, daraufhin wird sofort eine Warnung (Bild rechts) erscheinen:

Was will das iPhone hier? Die Meldung erscheint dann, wenn auf dem iPhone schon ein lokaler Kalender existiert und genau um den geht es hier – soll er behalten werden oder darf er gelöscht werden? Wird letzteres gedrückt, wird er sofort gelöscht und das ist dann ein Problem, wenn dieser lokale Kalender nicht mit einer externen Kalendersoftware synchronisiert wurde, denn passierte das nicht, ist der Kalender futsch. Hat man also einen bisher lokal auf dem iPhone gepflegten Kalender und möchte diesen nicht löschen, sollte er beibehalten werden.

Das iPhone trennt übrigens lokale und extern synchronisierte Kalender von Hause aus strikt und bietet keine Bordlösung an, solche Kalender miteinander zu migrieren. Es bleiben also im Zweifelsfall nur drei Wege zur Lösung:

  1. Den lokalen Kalender auf dem iPhone behalten und auf “Auf iPhone behalten” tippen. Eine halbherzige Lösung, denn der lokale Kalender wird nicht zu Google Calendar synchronisiert und verbleibt damit als Kalender auf dem iPhone.
  2. Wenn die lokalen Termine in Google Calendar übernommen werden sollen, hier abbrechen und zunächst zuschauen, über iTunes das iPhone mit einer externen Kalendersoftware zu synchronisieren, um die Termine zu exportieren und später manuell in Google Calendar zu importieren.
  3. Wenn alles klar ist und die eventuell vorhandenen lokalen Kalenderdaten bereits in Google Calendar sind, beherzt auf “Löschen” tippen und bestätigen, dann werden die lokal vorhandenen Termine gelöscht.

Wenn nun alles eingerichtet ist, erfolgt eine Synchronisation zwischen Google Calendar und der Kalenderanwendung des iPhone beim nächsten Start des Kalenders. Dies kann bei vielen zu synchronisierenden Terminen durchaus einen Moment dauern, ist aber dank ActiveSync-Technologie mobilfunkoptimiert, funktioniert also auch über Mobilfunk verhältnismäßig flott.

Weitere Kalender synchronisieren

Oben schon mal kurz eingeführtes Problem bei der Synchronisation zwischen dem Google Calendar und dem iPhone: Es wird nur der Hauptkalender synchronisiert. Wer in Google Calendar weitere Kalender führt und mehrere Kalender mit dem iPhone synchronisieren will, kommt mit ActiveSync nicht weiter und muss einen anderen Weg beschreiten, nämlich den mit CalDAV. Das habe ich hier beschrieben: Synchronisation mehrerer Kalender zwischen iPhone und Google Calendar.

Standardmäßig wird per Google Sync nur der Hauptkalender synchronisiert. Hat man in Google Calendar nur einen Kalender am Start, ist das auch kein Problem. Hat man mehrere Kalender, die man gern zum iPhone synchronisiert haben möchte, muss dies Google mitgeteilt werden. Hierzu gibt es eine eigene Website, die mit dem Mobile Safari (also dem eigebauten iPhone-Webbrowser) aufgerufen werden muss, genau unter der Adresse (selbstverständlich ist nun eine Anmeldung mit dem eigenen Google-Konto fällig): http://m.google.com/sync

Nach Aufruf der Adresse wird man, sofern man mit einem Nicht-auf-Englisch-eingestellten-iPhone dorthin surft, mit der Meldung begrüßt, dass das Gerät nicht unterstützt werde. Doch das ist tatsächlich ein Bug, weshalb wir weiter unten unter dem Link “Sprache” als Sprache “Englisch (US)” auswählen. Danach verschwindet die Geht-nicht-Meldung und es erscheint/erscheinen das/die Gerät(e), mit denen aktuell synchronisiert wird:

In meinem Fall ist dies mein iPhone und mein iPad, die beide per Google Sync zu Google-Diensten synchronisieren. Wählen wir nun ein Gerät mit einem Tappser aus und schon wird es logisch, was hier eingestellt werden kann:

Hier wird also Google Calendar mitgeteilt, welche Kalender es über Google Sync mit dem ausgewählten Gerät synchronisieren soll. Hat man praktischerweise neben seinem Hauptkalender und den eingerichteten Nebenkalendern noch von Google angebotene Kalender im Einsatz, kann man sich hier auch noch hübsch beispielsweise die deutschen Feiertage rübersynchronisieren. Für iPhones und iPads mit einem iOS 3.x macht auch das Synchronisieren von Geburtstagen Sinn, da dies erst ab iOS 4.0 vom iPhone selbst anhand der lokalen Kontaktdatenbank getan wird.

Abspeichern und gut ist.

Der letzte Schritt ist jetzt nur noch auf dem iPhone zu tun, nämlich in der Kalender-App selbst: Dort gibt es nämlich links oben den Button “Kalender” und nach dem nächsten Synchronisieren erscheinen dort alle zu synchronisierenden Kalender. Hier kann auch nochmal Fall für Fall entschieden werden, ob die nun hinzugefügten Kalender auch tatsächlich angezeigt werden sollen oder nicht, ein Haken hinter dem jeweiligen Kalender zeigt das dann an. Was hier leider nicht geht, ist das Ändern der Kalenderfarben, das regelt iPhone/iPad leider komplett mit sich selbst. Ärgerlicher, kleiner Designfehler von Apple.

Feintuning der Synchronisation

Zwei Dinge sollten wir noch feintunen: Spezielle Kalenderoptionen und eventuellen Push-Service. Die Kalenderoptionen finden sich auf dem iPhone in den Einstellungen wieder unter “Mail, Kontakte Kalender” und sehen folgendermaßen aus:

Auch hier kurz die Optionen im Klartext:

  • Einladungsmeldungen: Standardmäßig aktiviert, ermöglicht diese Funktion es, dass Einladungsmeldungen angezeigt und beantwortet werden können. Ist vor allem sinnvoll bei gemeinsam genutzten Kalendern, aber auch dann, wenn jemand eine Kalenderanfrage an den Google-Account mailt.
  • Sync: Hier wird angegeben, welche Ereignisse der Vergangenheit synchronisiert werden sollen. Die Option “unbegrenzt” ist in meinen Augen etwas übertrieben, wenn man sehr viele historische Termine hat, denn je mehr Termine das iPhone zu verwalten hat, desto langsamer wird die Kalenderanwendung leider auch. Sechs Monate in die Vergangenheit sind bei mir völlig in Ordnung.
  • Zeitzonen-Support: In meinem Fall eben “Berlin”. Zu beachten ist unbedingt, dass auch in den Einstellungen des Google Calendar unbedingt die gleiche Zeitzone eingestellt ist.

Zum Thema Push-Service, den man ebenfalls unter “Mail, Kontakte, Kalender” einstellen kann… meine Meinung ist da die: “Wer’s braucht, aktiviert’s.” Das Pushen von Kalendern und Kontakten funktioniert dank ActiveSync problemlos, kostet jedoch Akkustrom des iPhone. Und da sollte man eben bedenken, ob es das Wert ist. In meinem Fall ist es das nicht, denn so viele Änderungen gibt es in meinen Kalendern und Kontakten nicht, als dass ich ständig mein iPhone nachschauen lassen müsste, ob es etwas neues gibt. Der Push-Service ist deshalb bei mir ausgeschaltet. Hat man den Push-Service eingeschaltet (weil man beispielsweise einen Mailaccount per Push überwacht), kann man in den Push-Einstellungen den Push-Service für jeden Account einzeln steuern. Wird dort auf “Manuell” geschaltet, erfolgt keine Push-Synchronisation und eine manuelle Synchronisation nur dann, wenn die Kalender- bzw. Kontakte-Anwendung gestartet wird. Für meinen Fall völlig ausreichend.