E-Mail 2.0.

(Gleich eine Vorwarnung an den geneigten Leser: Ein technischer, spezieller Artikel zu Google Apps und E-Mail-Migration. Darf man gern bis zum Ende lesen, wenn man sich dafür interessiert, muss man aber nicht, wenn nicht. ;-))

Nachdem ich nach RSS-Reader, Kalender und Kontaktedatenbank alle mir wichtigen Organisationsdinge in die „Cloud“ bei Google eingebracht habe und das alles sogar zuverlässig mit dem iPhone synchronisiert, war es nun mehr als notwendig, dass das älteste Relikt meiner Online-Identität diesen Weg ebenfalls geht – die gute, alte E-Mail.

Bis dato habe ich E-Mails per IMAP abgerufen, sowohl auf dem PC, als auch auf dem Notebook und dem iPhone. Das ist insofern praktisch und brauchbar, weil ich E-Mails nicht überall herunterladen muss, sondern quasi in die Mailbox hineinschauen kann. Wirklich heruntergeladen habe ich E-Mails traditionell immer nur am heimischen PC, auf dem ich dann alle ein- und ausgehenden E-Mails nach Jahrgängen archiviert. Technisch also alles kein Problem. Allerdings organisationstechnisch.Das Problem ist nämlich immer wieder, dass ich am Notebook auf ältere E-Mails zurückgreifen müsste, das aber nicht kann, weil die eben auf dem PC liegen. Sicherlich, ich kann den PC per Wake-on-LAN hochfahren, mich remote einloggen und das tun, was getan werden muss, aber es ist umständlich.

Ein zusätzliches Thema bei einer Migration: Der Umfang meiner Mailarchive. Die gehen zurück bis 1997, enthalten rund 45.000 E-Mails und belegen knapp einen Gigabyte an Speicherplatz. Früher einmal war das eine Herausforderung, heute ist das eher eine Bürde. Denn 1 Gigabyte lässt sich in jeder modernen Festplatte bequem einbunkern, allerdings hat das Archivieren solcher E-Mail-Berge ganz andere Anforderungen: Lesbarkeit der Archive, Durchsuchbarkeit und vor allem Datensicherung. Ich schlenkere Mailarchive auf meiner normalen Festplatte herum, auf meiner NAS und sicherheitshalber nochmal auf einem externen Datenträger. Das ist alles schön und gut, aber im Cloud-Zeitalter einfach Käse.

Google Apps als Lösung.

Der Einsatz von Google Apps war schon seit langem eine Überlegung und wurde jetzt einfach dringend notwendig. Die Gründe dafür liegen auf der Hand: Google ist zuverlässig, Google ist flott, Google hat alle notwendigen Dienste und Google Apps kostet mich für meinen Bedarf nichts. Tatsächlich: Nichts. Denn Google Apps ist in der Basisfassung mit 10 (bis Ende der ersten Maiwoche noch 50) User-Accounts und jeweils 7 GB (anwachsendem) Speicherplatz kostenlos. Also: Tun!

Die zentrale Entscheidung ist erst einmal, zwischen dem kostenpflichtigen „Google Apps for Business“ und dem einfachen „Google Apps“ zu unterscheiden. Der Link hier führt zur kostenlosen Version. Dort geht es dann mit einem Klick auf den Erste-Schritte-Buttons sogleich los.

Neben den Kontaktdaten (das kann eine Firma sein, aber eben auch eine Einzelperson) sind vor allem zwei Dinge wichtig. Die Domain, unter der man später Mailadressen einrichten möchte und die Anlage eines neuen Google-Accounts. Es ist dabei tatsächlich ein neuer Google-Account notwendig, bestehende Google-Accounts können aus administrativen Gründen nicht benutzt werden. Und hier gibt es in vielen Fällen auch schon ein Problem, wenn nämlich die gewünschte Adresse für diesen neu einzurichtenden Google-Account schon für den bisherigen genutzt wird. Ist das der Fall, muss tatsächlich für den bisherigen Google Account eine andere Mailadresse gewählt werden, um die entsprechende Adresse dann für den neu einzurichtenden Google-Account zu nutzen.

Exkurs: Ein Google-Account oder lieber zwei?

Auch eine Sache, die man sich vorher überlegen muss: Nutzt man bereits Google-Dienste und möchte diese aus bestimmten Gründen weiterhin auf dem bisherigen Google-Account beibehalten (was Sinn machen kann, wenn man z.B. den Google-Apps-Account geschäftlich nutzen möchte), gibt es die Möglichkeit, sich mehrfach einloggen zu können. Aktiviert man diese Möglichkeit im bisherigen Google-Account, kann man sich demzufolge mit einem weiteren Google-Account einloggen und hat dann rechts oben im Browserfenster, dort wo die Mailadresse steht, mit der man aktuell eingeloggt ist, die Möglichkeit, schnell per Auswahl den anderen Account auszuwählen. Funktioniert nach meinem Test in vielen Google-Diensten, aber leider nicht in allen. Es macht also Sinn, sich ggf. tatsächlich über eine vollständige Migration der wichtigsten Dienste Gedanken zu machen, ganz unten gibt es einige Gedanken dazu.

Das Dashboard.

Zugegeben – wer es bisher gewohnt ist, dass Google-Dienste absolut einfach sind und ohne Denken funktionieren, der könnte bei Google Apps enttäuscht werden, denn es ist Mitarbeit gefragt. Benutzer müssen angelegt werden (natürlich nur, wenn man mehr als einen Benutzer einrichten möchte), und später muss für die Domain, die man für Mails nutzen möchte, auch die MX-Einträge geändert werden. Das ist nicht jedermanns Sache und die Google-Hilfe ist, sagen wir mal so, ausbaufähig. Der Hilfe-Assistent ist soweit brauchbar, allerdings muss man wissen, was man tut und das DNS sollte man auch kennen. Und leider muss man bei vielen Hilfe-Themen auf englischsprachige Artikel zurückgreifen, weil es an vielen Stellen keine deutsche Übersetzungen gibt.

Ansonsten, wenn es um einen einzigen Benutzer geht, sind die Einstellungen soweit schon mal brauchbar.

In Sachen Migration übrigens eine Empfehlung: Ruhig mal anfangen, sich in Google Apps umzuschauen, ohne gleich die eigene Domain auf Google Apps zu drehen. Das ist erst dann erforderlich, wenn man auch tatsächlich E-Mails dort live empfangen möchte. Zum Umschauen ist das noch nicht notwendig und auch noch nicht dann, wenn man Mailarchive importieren möchte. Und wer unbedingt schon mal den Empfang testen möchte, kann auf die segensreiche Möglichkeit der Test-Domain zurückgreifen, die Google Apps bei der Einrichtung automatisch anlegt (ist dann im Dashboard genau beschrieben).

Mail in Google Apps.

Wer bisher schon Google Mail genutzt hat, wird den Mail-Client kennen, denn es ist das Google-Mail-Frontend. Und Google Mail besitzt bekanntlicherweise auch eine Möglichkeit, per IMAP-Protokoll kontaktiert zu werden, so dass über diesen Weg auch bestehende Mailarchive importiert werden können (IMAP-Einstellungen gibt es in der Hilfe). Für die Outlook-Benutzer gibt es übrigens den angenehmen Nebeneffekt, dass es hier einen eigenen Importer gibt und auch der Import von PST-Postfachdateien funktioniert. Alle anderen Mailbenutzer müssen, wenn sie Mailarchive importieren möchten, den Weg über IMAP gehen.

Der IMAP-Transfer funktioniert, ist allerdings langsam. Sehr langsam. Für rund 75 % meiner Mails – das sind bis jetzt rund 35.000 E-Mails – habe ich rund 10 Stunden gebraucht und es sei angemerkt, dass das nur rund 250 MB Datentransfer war! Der Import größere Mailarchive ist also eine sehr zeitintensive Geschichte und es macht Sinn, durchaus zu überlegen, ob man wirklich alle E-Mails importiert haben möchte.

Ansonsten bietet IMAP alle Annehmlichkeiten, die man beim Archivieren haben kann, vor allem nämlich die Anlage von Unterordnern. Ich habe dazu im Archiv meines Postfaches einfach Unterordner mit der entsprechenden Jahreszahl angelegt und darin jeweils einen Ordner für Posteingang, Postausgang und jeweils für Mailinglisten. In die habe ich dann die entsprechenden Mails aus meinen Mailarchiven kopiert.

Im Google-Mail-Frontend, das bekanntlicherweise nicht mit Ordnern, sondern mit so genannten Labels arbeitet, erscheinen diese Unterordner dann alle im Format „Archiv/(Jahreszahl)/Eingang“ und sind in der Label-Ansicht auch nicht verschachtelt, da Labels nicht verschachtelt werden können. Aus der Navigationsansicht bekommt man die vielen Labels übrigens problemlos ausgeblendet, dazu einfach den Link „Labels verwalten“ anklicken und ausblenden.

Und noch eine Eigenart, die das Labeling mitbringt: Vorsicht mit der Möglichkeit, Mails mit mehreren Labeln zu versehen. Die erscheinen dann nämlich in der IMAP-Ansicht tatsächlich in den entsprechenden Ordnern mehrfach. Und auch Vorsicht mit E-Mails, die gar kein Label besitzen, wie sie normalerweise im Posteingang nach dem Empfang erscheinen. Die kann man zwar problemlos mit Labels versehen – nur wenn man das nicht macht, wird man sie, wenn man sie wegsortiert, kaum mehr finden, da Google Mail zwar eine Suchfunktion für Mails mit Labels bietet, dummerweise aber kein Suchkriterium kennt, um Mails zu finden, die kein Label tragen.

Empfehlung meinerseits, von einem alten Backup-Hasen: Do not delete your Backup. Auch wenn der Import der Mailarchive funktioniert, sollte man seine lokalen Mailarchive nicht löschen. Vielleicht gefällt einem Google Apps nicht, vielleicht geht etwas beim Import schief, vielleicht löscht man aus Versehen ein Verzeichnis in der Cloud (was wirklich Datenverlust bedeutet) und da ist ein lokales Backup die beste und einzige Lebensversicherung. Ich habe es hiermit gesagt!

Migration des Google Reader, Google Calendar und Google Contacts

Bei der Migration von Google Diensten ist leider Handarbeit gefragt. Bei all diesen drei Diensten, die ich bisher einsetze, müssen die Inhalte jeweils im bisherigen Google-Account exportiert und im neuen Google-Account wieder importiert werden. Das ist insofern problemlos, allerdings gehen beim Google Reader die Trend-Informationen, die während der Nutzung des Google Readers entstehen, verloren, da diese nicht ex- bzw. importiert werden. Ärgerliches, kleines Manko.

Beim Google Calendar gibt es zudem noch Pflegeaufwand, wenn in einem Konto noch zusätzliche Kalender abonniert sind oder gemeinsame Kalender mit anderen Benutzern geführt wird. Hier macht es Sinn, im alten Google-Account zunächst die Mailadresse des neuen Google-Accounts hinzuzufügen und sich dann mit dem neuen Google-Account einzuloggen, um die gemeinsamen Kalender auch dort verfügbar zu haben.

Migration und externe Clients

Was man bei der Anlage eines neuen Google-Accounts und einer eventuellen Migration von Diensten auch berücksichtigen muss: Überall, wo man Google-Dienste bisher verwendet hat, müssen nun die neuen Google-Account-Daten hinterlegt werden, also z.B. auf Smartphone, iPad etc. und dort dann auch in eventuelle Apps, die Google-Dienste nutzen. Funktioniert hier zwar alles weitgehend reibungslos, ist aber auch Zeitaufwand.

Facebook-Geburtstage im Google Calendar abonnieren.

Über Facebook kann man schimpfen und sich ärgern – in einer Sache ist es jedoch sehr brauchbar: Beim Geburtstagsmanagement. Ich sammle zwar bei den mir wichtigen Kontakten deren Geburtstage in meiner Adressverwaltung, dort findet sich aber nicht automatisch jeder, den ich auch in Facebook als Freund habe. Menschen in Facebook zu gratulieren, ist auch nicht schlecht, aber man merkt es halt eben erst dann, wenn man auch tatsächlich in Facebook schaut, wer heute Geburtstag hat (oder sich per E-Mail benachrichtigen lässt). Was aber auch geht, wenn man einen Kalender einsetzt, in dem man externe Kalender per iCal einbinden kann: Die Facebook-Geburtstagsliste abonnieren. Und das geht, wenn man weiß, wohin man zu gehen hat.

  1. Die Liste der Geburtstage seiner Freunde findet man in Facebook von der Startseite aus. Dort gibt es links den Punkt „Veranstaltungen“.
  2. Klickt man auf „Veranstaltungen“, gibt es als Unterpunkt unter anderem den Punkt „Geburtstage“. Da drauf klicken. Die Liste der Geburtstage erscheint. Diese Seite bis ganz nach unten scrollen, dort gibt es dann einen Link namens „Geburtstage exportieren“.
  3. Ein Klick auf den Link öffnet ein Fenster, auf dem sich dann der iCal-Link befindet.

Falls auf dem Rechner eine iCal-fähige Anwendung installiert ist und der Webbrowser dann auch etwas mit der Dateiendung anfangen kann (Outlook kann das beispielsweise), wird der Kalender automatisch dort abonniert. Aber auch mit dem Google Calendar funktioniert der iCal-Kalenderabonnement problemlos:

  1. Die ersten drei Schritte des obigen Vorgehens.
  2. Im Fenster mit dem iCal-Link nicht auf den Link klicken, sondern den Link in die Zwischenablage kopieren.
  3. Im Google Calendar links bei der Auflistung der verschiedenen Kalender unten auf den kleinen Link namens „Hinzufügen“ klicken und als Option „Über URL hinzufügen“ wählen. Die Option, dass dieser neue Kalender öffentlich zugänglich sein soll, selbstverständlich nicht anhaken.
  4. Im erscheinenden Fenster in die Textbox einfach den Link, der sich in der Zwischenablage befindet, einkleben, auf „Kalender hinzufügen“ klicken, einen Moment die Synchronisation abwarten und gut. Unter dem Titel „Friend’s Birthdays“ sind nun die Geburtstage der Facebook-Freunde eingebunden.

Und wie es sich gehört, gibt es leider auch ein paar Haken an der ganzen Geschichte, die jedoch tolerierbar sind:

  • Der Kalender wird bei eingeblendetem Geburtstagskalender sehr schnell sehr übersichtlich. In den Sommermonaten, in denen mein Freundschaftskreis seltsamerweise eher weniger seine Geburtstage feiert, mag das noch gehen, der Blick in den November war jedoch ein Schlag ins Kontor… alles voll mit Geburtstagen! Hier kann man sich abhelfen, in dem man Gebrauch von der Möglichkeit macht, einzelne Kalender mit einem Klick auf den Titel vorübergehend ein- und auszublenden.
  • Der eingebundene iCal-Terminkalender ist auf GMT-Zeit festgelegt. Das wäre kein Problem, allerdings kennt die Greenwich Mean Time keine Sommerzeit, so dass jeweils in der letzten Woche im März und im Oktober die Geburtstage schon am Vortag um 23 Uhr beginnen. Muss man eben wissen.

Wichtig zu wissen ist auch, dass der so eingebundene Kalender nur eingebunden ist, die Termine also nicht in den eigenen Kalender kopiert werden. Das kann man bei einzelnen Terminen machen, davor ist jedoch abzuraten, wenn man nicht doppelte Termine haben möchte. In meinem Fall ist ein Abo eines ansonsten unabhängigen Kalenders absolut perfekt.

Und noch ein Artikel in Sachen Google Calendar und iPhone.

Die Artikel zum Synchronisieren zwischen Google Calendar und dem iPhone gehören weiterhin zu den absoluten Artikelschlagern hier im Blog. Das hat den Vorteil, dass die Artikel offensichtlich einigen Ratsuchenden eine Hilfe darstellen und einiges an Erfahrungen zusammenkommen, die leider in den offiziellen Google-Anleitungen nicht gut oder teilweise gar nicht dokumentiert sind.

Bei der Verfassung der Anleitung zum Synchronisieren des Google Calendar mit dem iPhone hat sich ursprünglich das Verhalten gezeigt, dass über dem offiziellen Verfahren namens „Google Sync“ (das auf dem ActiveSync-Verfahren von Microsoft beruht) nur der Hauptkalender eines Google-Calendar-Accounts synchronisiert werden kann und offenbar nicht eventuell eingerichtete Sub-Kalender. Meine Alternative war die Anleitung zur Synchronisierung per CalDAV. Das funktioniert zwar, ist aber deutlich langsamer.

Nun, kurzum, es funktioniert doch mit Google Sync, wenn man sich von einer Fehlermeldung von Google, die auf einem simplen Sprachproblem basiert, nicht ins Boxhorn jagen lässt. Dementsprechend habe ich die Anleitungen auf Basis von Google Sync dementsprechend aktualisiert und der einzig wahre und perfekte Artikel ist folgender:

Und wer es dann trotzdem noch per CalDAV machen möchte, weil er ActiveSync aus politischen Gründen nicht nutzen kann, nimmt halt diese Anleitung, die jetzt einen neuen Titel hat:

Und wer beides nicht nutzt, also weder Google Calendar, noch iPhone, der kann trotzdem etwas per Flattr spenden, war nämlich alles richtig viel Dokumentationsarbeit. Alles nicht so einfach im Leben. 😉

Google App auf dem iPhone und Benachrichtigungen.

Die Erklärungen in diesem Blog zur Synchronisation von Kalender und Kontakte zwischen iPhone und den korrespondierenden Google (Links siehe unten) erfreuen sich größerer Beliebtheit. Nicht ganz unberechtigt, denn die Synchronisation funktioniert flott und zügig.

Kleiner Hinweis am Rande: Am gestrigen Montag hat Google nach langer Zeit seine eigene iPhone-App aktualisiert, die nun den iPhone-eigenen Push-Dienst für Google Mail und Google Calendar unterstützt. Das funktioniert relativ simpel dadurch, in dem in der App die Zugangsdaten zum Google-Konto hinterlegt werden und die App dann im Hintergrund die Verbindung zur Google-Cloud hält und entsprechende Meldungen als Push-Meldung anzeigt.

Sinnvoll ist das selbstverständlich nur dann, wenn der Anwender Google Mail bzw. Calendar nicht über die iPhone-eigenen Borddienste synchronisiert. Tut man das, ruft also Google Mail über die iPhone-Mailwendung und/oder Google Calender über den iPhone-Kalender ab, braucht es keinen zusätzlichen Push über die Google-App.

Und weil es inzwischen recht komplex geworden ist, hier nochmal sorgfältig sortiert alle korrespondierenden Artikel im Blog zur Google-iPhone-Synchronisation:

Terminsynchronisation zwischen iPhone und Google Calendar via CalDAV.

Neben der Kalendersynchronisation zwischen iPhone und Google Calender via ActiveSync (alias „Google Sync“ bzw. im iPhone bekannt unter „Microsoft Exchange“), gibt es noch die Möglichkeit mit dem CalDAV-Protokoll. CalDAV ist im Gegensatz zu ActiveSync, das aus dem Hause Microsoft kommt, einer herstellerübergreifende Implementierung zur Kalendersynchronisation, hat aber durchaus gewichtige Vor- und Nachteile. Beginnen wir mit den Vorteilen von CalDAV:

  • Es ist, wie bereits geschrieben, herstellerübergreifend und eine freie Technologie zur Kalendersynchronisation.
  • Im Gegensatz zu ActiveSync können auch mehrere Kalender synchronisiert werden.

Allerdings gibt es auch gewichtige Nachteile:

  • CalDAV ist verhältnismäßig komplex und daher auch nicht ganz einfach zu implementieren (was uns als Anwender freilich bedingt stört).
  • Die Synchronisation ist mitunter langsamer, als bei ActiveSync.
  • Es werden mehr Daten als bei ActiveSync übermittelt (das ist vor allem ein Thema bei vielen Kalendern, vielen Terminen und Auslandseinsatz via Mobilfunk).

Dennoch bleibt den meisten Nutzern von iPhone/iPad und einem normalen Google-Konto nicht viel anderes übrig außer der Kalendersynchronisation per CalDAV. Seit dem 30. Januar 2013 hat Google die Unterstützung für Google Sync für alle Google-Konten eingestellt, die bis dato nicht mindestens einmal Google Sync genutzt haben.

Sprich: Haben Sie bisher mit einem normalen Google-Konto noch nie einen Kalender oder ein Adressbuch auf ein Smartphone synchronisiert oder das erste Mal so eine Synchronisation nach dem 30. Januar 2013 getan, ist in Sachen Kalendersynchronisation dies hier die korrekte Anleitung für iPhone und iPad. In Sachen Adressbuchsynchronisation zwischen iOS und Google Contacts gibt es einen weiteren Artikel von mir hier: Synchronisation von Kontakten zwischen iPhone und Google Contacts via CardDAV

Vorbereitung zum Synchronisieren von mehreren Kalendern

Wenn tatsächlich nicht nur der Hauptkalender, sondern mehrere Kalender eines Google Accounts synchronisiert werden sollen, muss man dies Google Calendar mitteilen. Dazu gibt es eine eigene Seite mit den iPhone Sync Settings (vorher natürlich mit dem Google Account angemeldet sein), auf der man die gewünschten Kalender, die man synchronisieren möchte, anhaken kann.

Änderungen an diesen Einstellungen funktionieren selbstverständlich auch nach der erstmaligen Synchronisation, diese werden dann einfach beim nächsten Synchronisationslauf vorgenommen. Zu beachten – ich erwähne es hier zur Sicherheit noch einmal – ist, dass die Synchronisierung umso länger dauert, je mehr Kalender synchronisiert werden müssen.

CalDAV auf dem iPhone einrichten.

Ich gehe jetzt mal generöserweise an dieser Stelle davon aus, dass bereits einen Google Account vorhanden und auch Google Calender schon im Einsatz ist. Falls das noch nicht so ist, dann ist in meinem vorherigen Artikel die Einrichtung von Google Calender beschrieben (dort dann natürlich die folgende Einrichtung von ActivSync weglassen).

Der Startpunkt auf dem iPhone sind wieder die Einstellungen und dort der Punkt „Mail, Kontakte, Kalender“. Hier geht es wieder auf „Account hinzufügen …“. Der nächste Schirm zeigt wieder die möglichen Technologien dazu an:

Hier wählen wir „Andere“ und springen nach dem Antippen dieses Punktes auf die nächste Seite:

Uns interessiert der vorletzte Punkt, nämlich „CalDAV-Account hinzufügen“. Ein Tippser darauf führt uns auf die nächste Seite, in der die Zugangsdaten des Google Accounts eingegeben werden müssen:

Auch hier die notwendigen Eintragungen im Klartext:

  • Server: www.google.com
  • Benutzername: Die Mailadresse des Google Acoounts
  • Kennwort: Das Passwort des Google Accounts
  • Beschreibung: (frei wählbare Beschreibung)
  • Erweiterte Einstellungen: (so lassen, nicht abändern)

Mit „Sichern“ werden die Angaben vom iPhone sogleich geprüft und im Erfolgsfall abgespeichert. Ich habe in meinem Fall übrigens zwei Anläufe gebraucht, bis die Synchronisation funktionierte, weiß der Geier, warum das so war.

Beim nächsten Aufruf der Kalender-App wird dann eine erstmalige Synchronisation mit dem Google Account vorgenommen, das kann durchaus, je nach Fülle der Termine, ein paar Minuten dauern Und hübscherweise werden verschiedene Kalender dann tatsächlich auch farblich unterschiedlich markiert.

Feintuning

Auch bei den CalDAV-Einstellungen gelten die gleichen Feintuning-Überlegungen, wie bei ActiveSync. Überlegen, ob das Pushen von Terminen notwendig ist und ggf. auf manuell stellen und den Einladungsmodus aktivieren. Zusätzlich gibt es noch in den Kalendereinstellungen die Option des Standardkalenders, hier wählt man sinnigerweise den Hauptkalender aus, so dass neue Termine, die auf dem iPhone angelegt werden, standardmäßig auch im Hauptkalender in Google Calendar abgelegt werden. Bei jedem neu anzulegenden Termin hat der Benutzer jedoch die Möglichkeit, den anzulegenden Termin in einen anderen Kalender abzulegen.

That’s it. Have Fun!

Terminsynchronisation zwischen iPhone und Google Calendar.

Update vom 23.04.2013: Die Synchronisierung zwischen iOS und Google Calender ist hier mit dem Google-Dienst „Google Sync“ beschrieben, das auf dem ActiveSync-Protokoll von Microsoft basiert und auf dem iPhone mit der Synchronisationstechnik „Microsoft Exchange“ konfiguriert wird. Es ist zu beachten, dass Google Sync mit normalen Google-Konten nur noch dann eingesetzt werden kann, wenn diese Synchronisation vor dem 30. Januar 2013 eingerichtet und mindestens einmal auch genutzt wurde. Für alle anderen Google-Konten ist die Kalendersynchronisation zu Google Calendar per Google Sync nicht mehr möglich. Als (bessere) Alternativ empfiehlt sich hier die Terminsynchronisation zwischen iPhone und Google Calender per CalDAV (auch hier im Blog beschrieben). Google-Apps-Konten können auch weiterhin mit Google Sync arbeiten.

Bisher habe ich mein iPhone in Sachen Terminverwaltung lokal via iTunes mit meinem Terminkalender in Outlook synchronisiert. Das lief mehr schlecht als recht, denn offensichtlich gibt es zwischen Outlook und iTunes immer wieder größere Differenzen bei Terminen, die mit Zeitzoneninformationen hinterlegt sind. Das ist etwas schwierig zu erklären, ich habe das jedenfalls immer mit jährlich wiederholenden, ganztägigen Terminen gemerkt (ergo: Geburtstage), die, je nach dem, ob in Sommer- oder Winterzeit angelegt, um eine Stunde vor- oder nachgeschoben erscheinen. Richtig dringend wurde eine Echtzeitsynchronisation spätestens nach dem Kauf des iPad, denn das habe ich quasi nie in Synchronisation am PC.

Da ich keinen eigenen Server für Termin- und Adresssynchronisation im Einsatz habe, muss also ein externer Dienst heran. Da gibt es den apple-eigenen Dienst “Mobile Me”, der jedoch aufgrund des unverschämten Preises inakzeptabel ist. Oder es wird einfach mit einem Google-Account synchronisiert. Dazu kann man Google Calendar einsetzen und für die Adresssynchronisation auch den weniger bekannten Dienst namens Google Contacts.

Termine mit Google Calendar

Google Calendar muss man nicht sonderlich erklären, denn der Kalenderdienst ist wirklich weitgehend intuitiv zu bedienen, wenn man sich jemals näher mit Terminverwaltung beschäftigt hat. Zwar besitzt Google Calendar nicht ganz so ausgefeilte Features wie Outlook oder Lotus Notes, allerdings macht es Google Calendar mit seiner Plattformunabhängigkeit komplett wett – es funktioniert einfach überall.

Import von Terminen aus einer Kalendersoftware zu Google Calendar

Wer bisher ausschließlich nur mit Google Calendar gearbeitet hat, ist schon auf der richtigen Seite. Wer bisher eine andere Terminverwaltung eingesetzt hat, kann zumindest seine bisherigen Termine mitbringen, wenn die bisher eingesetzte Kalendersoftware den Export der Termine als CSV-Datenbank ermöglicht. Solche Terminarchive importiert Google Calendar anstandslos, wenngleich dieser Vorgang durchaus eine Weile dauert – für 10 Jahre Termine brauchte Google Calendar ca. eine Viertelstunde nach dem eigentlichen Hochladen der CSV-Datei, bis diese auch in Google Calendar erscheinten.

Ein wichtiger Punkt vorab: Vorsicht bei sorgsam gepflegten wiederholenden Terminen wie Geburtstagen, hier gibt es viel Krawallpotential. Wiederholende Termine werden nämlich logisch gesehen als ein fixen Termin angelegt, der sich jährlich wiederholt. Das bedeutet, dass wenn man zum 1. Januar 2001 einen Termin mit jährlicher Wiederholung angelegt hat, dieser tatsächlich nur einmal existiert und dann jährlich wiederholt angezeigt wird. Viele Kalenderprogramme exportieren solche Termine allerdings tatsächlich als Einzeltermine, so dass ich bei meinem ersten Exportversuch aus Outlook tausende einzelner Geburtstagstermine hatte.

Bevor man sich diesem Ärger hergibt, hier eine ganz pragmatische Lösung: Gesonderte Geburtstagstermine löschen und Geburtstage lieber in der Adressverwaltung hinterlegen. Die meisten Kalenderprogramme ermöglichen dies, Google Calendar kann dies auch und ab der iPhone-Software iOS 4 zeigt die iPhone-Kalendersoftware solche Geburtstagstermine aus der Adressverwaltung auch in einer gesonderten Kalenderkategorie an und man versaut sich den eigentlichen Kalender nicht mehr mit Geburtstagsterminen.

Mehrere Kalender mit Google Calendar

Was Google Calendar einst mit einer unerhörten Einfachheit revolutioniert hat, ist der Einsatz von verschiedenen Kalendern, die beliebig mit anderen Benutzern gemeinsam genutzt oder auch einfach veröffentlicht werden können. Hier gibt es ein paar Dinge vor einem eventuellen Import von Terminen zu beachten:

  • Viele Kalenderprogramme arbeiten zur Terminunterscheidung nicht mit unterschiedlichen Kalendern, sondern mit Terminkategorien. Google Calendar aber kennt keine Kategorien. Wenn man nun aber Termine getrennt verwalten möchte (beispielsweise private und dienstliche Termine), kann man sich damit behelfen, dass in Google Calendar in der linken Spalte unter “Meine Kalender” ein weiterer Kalender hinzugefügt wird. Nun muss man nur noch in der bisherigen Kalendersoftware die Termine nach Kategorien getrennt in unterschiedliche CSV-Dateien exportieren und beim Import in Google Calendar den gewünschten Zielkalender auswählen.
  • Bei der Neuanlage von weiteren Kalender in Google Calendar ist zu beachten, dass für jeden weiteren Kalender später auf dem iPhone eine gesonderte Synchronisation eingerichtet werden muss. Das ist zwar kein Hexenwerk, aber den Einrichtungs- und späteren Synchronisationaufwand sollte man berücksichtigen, wenn beabsichtigt wird, einige Dutzend Kalender anzulegen.
  • Bei Kalendern, die gemeinsam mit anderen Benutzern verwaltet werden, sollte man zudem einen Punkt beachten: Wenn jemand einen Eintrag in einem gemeinsam genutzten Kalender tut, sollte er die Teilnehmer mit der integrierten Einladungsfunktion zu diesem Termin einladen. Tut man das nicht, erscheint ein so gespeicherter Termin einfach bei den anderen Teilnehmern in deren Kalender, sie werden aber in der Standardeinstellung von Google Calendar nicht informiert. Das ist vor allem für mobile Benutzer ein nicht zu unterschätzendes Problem, da sie aufgrund der Bildschirmgröße oft nicht die Wochen- oder Monatsübersicht ihres Gerätes nutzen und keinen weiten Terminüberblick haben.

Google Calendar mit dem iPhone synchronisieren

Kurz eingeleitet: Mit der Einrichtung von Google Calendar ist die größte Arbeit schon geleistet, denn das Einrichten der iPhone-Synchronisation ist einfach. Und das ist nicht zuletzt einer Ironie der Großkonzerne zu verdanken, denn damit das Apple iPhone mit Google Calendar funktioniert, braucht es eine Technologie namens ActiveSync und die müssen sowohl Apple, als auch Google bei Microsoft lizenzieren. So schließt sich der Kreis. 🙂

Um die Synchronisation auf dem iPhone einzurichten, geht es auf dem Springboard in die “Einstellungen”-App. Dort dann in die Option “Mail, Kontakte, Kalender” und dann auf der nächsten Seite unter “Accounts” auf den Punkt “Account hinzufügen …”. Es erscheint folgende Auswahl an Synchronisationsmöglichkeiten:

Im obigen Bildschirm also nicht den Fehler machen, „Google Mail“ auszuwählen (das synchronisiert nämlich tatsächlich eben nur Google Mail), sondern den ersten Punkt namens „Microsoft Exchange“. Das führt dann zum nächsten Bildschirm, in dem die Zugangsdaten einzugeben sind:

Die einzugebenden Felder im Klartext:

  • E-Mail: Die Mailadresse des Google Accounts
  • Server: m.google.com
  • Domain: (nichts eintragen)
  • Benutzername: Die Mailadresse des Google Accounts
  • Kennwort: Das Passwort des Google Accounts
  • Beschreibung: (frei wählbare Beschreibung)
  • SSL verwenden (erscheint erst später): aktivieren bzw. aktiviert lassen

Nach dem Eintragen der Daten wird rechts oben auf „Nächstes“ geklickt (mein Screenshot enthält die Ansicht bereits eingetragener Zugangsdaten, deshalb steht dort „Fertig“) und das iPhone testet den Zugriff mit den hinterlegten Daten. Wenn die Zugangsdaten korrekt sein sollten, erscheint ein Bildschirm mit den Angaben darüber, was genau synchronisiert werden soll. Wir wollen den Kalender (dazu in einem nächsten Blog-Artikel) synchronisieren und aktivieren den Punkt, daraufhin wird sofort eine Warnung (Bild rechts) erscheinen:

Was will das iPhone hier? Die Meldung erscheint dann, wenn auf dem iPhone schon ein lokaler Kalender existiert und genau um den geht es hier – soll er behalten werden oder darf er gelöscht werden? Wird letzteres gedrückt, wird er sofort gelöscht und das ist dann ein Problem, wenn dieser lokale Kalender nicht mit einer externen Kalendersoftware synchronisiert wurde, denn passierte das nicht, ist der Kalender futsch. Hat man also einen bisher lokal auf dem iPhone gepflegten Kalender und möchte diesen nicht löschen, sollte er beibehalten werden.

Das iPhone trennt übrigens lokale und extern synchronisierte Kalender von Hause aus strikt und bietet keine Bordlösung an, solche Kalender miteinander zu migrieren. Es bleiben also im Zweifelsfall nur drei Wege zur Lösung:

  1. Den lokalen Kalender auf dem iPhone behalten und auf „Auf iPhone behalten“ tippen. Eine halbherzige Lösung, denn der lokale Kalender wird nicht zu Google Calendar synchronisiert und verbleibt damit als Kalender auf dem iPhone.
  2. Wenn die lokalen Termine in Google Calendar übernommen werden sollen, hier abbrechen und zunächst zuschauen, über iTunes das iPhone mit einer externen Kalendersoftware zu synchronisieren, um die Termine zu exportieren und später manuell in Google Calendar zu importieren.
  3. Wenn alles klar ist und die eventuell vorhandenen lokalen Kalenderdaten bereits in Google Calendar sind, beherzt auf „Löschen“ tippen und bestätigen, dann werden die lokal vorhandenen Termine gelöscht.

Wenn nun alles eingerichtet ist, erfolgt eine Synchronisation zwischen Google Calendar und der Kalenderanwendung des iPhone beim nächsten Start des Kalenders. Dies kann bei vielen zu synchronisierenden Terminen durchaus einen Moment dauern, ist aber dank ActiveSync-Technologie mobilfunkoptimiert, funktioniert also auch über Mobilfunk verhältnismäßig flott.

Weitere Kalender synchronisieren

Oben schon mal kurz eingeführtes Problem bei der Synchronisation zwischen dem Google Calendar und dem iPhone: Es wird nur der Hauptkalender synchronisiert. Wer in Google Calendar weitere Kalender führt und mehrere Kalender mit dem iPhone synchronisieren will, kommt mit ActiveSync nicht weiter und muss einen anderen Weg beschreiten, nämlich den mit CalDAV. Das habe ich hier beschrieben: Synchronisation mehrerer Kalender zwischen iPhone und Google Calendar.

Standardmäßig wird per Google Sync nur der Hauptkalender synchronisiert. Hat man in Google Calendar nur einen Kalender am Start, ist das auch kein Problem. Hat man mehrere Kalender, die man gern zum iPhone synchronisiert haben möchte, muss dies Google mitgeteilt werden. Hierzu gibt es eine eigene Website, die mit dem Mobile Safari (also dem eigebauten iPhone-Webbrowser) aufgerufen werden muss, genau unter der Adresse (selbstverständlich ist nun eine Anmeldung mit dem eigenen Google-Konto fällig): http://m.google.com/sync

Nach Aufruf der Adresse wird man, sofern man mit einem Nicht-auf-Englisch-eingestellten-iPhone dorthin surft, mit der Meldung begrüßt, dass das Gerät nicht unterstützt werde. Doch das ist tatsächlich ein Bug, weshalb wir weiter unten unter dem Link „Sprache“ als Sprache „Englisch (US)“ auswählen. Danach verschwindet die Geht-nicht-Meldung und es erscheint/erscheinen das/die Gerät(e), mit denen aktuell synchronisiert wird:

In meinem Fall ist dies mein iPhone und mein iPad, die beide per Google Sync zu Google-Diensten synchronisieren. Wählen wir nun ein Gerät mit einem Tappser aus und schon wird es logisch, was hier eingestellt werden kann:

Hier wird also Google Calendar mitgeteilt, welche Kalender es über Google Sync mit dem ausgewählten Gerät synchronisieren soll. Hat man praktischerweise neben seinem Hauptkalender und den eingerichteten Nebenkalendern noch von Google angebotene Kalender im Einsatz, kann man sich hier auch noch hübsch beispielsweise die deutschen Feiertage rübersynchronisieren. Für iPhones und iPads mit einem iOS 3.x macht auch das Synchronisieren von Geburtstagen Sinn, da dies erst ab iOS 4.0 vom iPhone selbst anhand der lokalen Kontaktdatenbank getan wird.

Abspeichern und gut ist.

Der letzte Schritt ist jetzt nur noch auf dem iPhone zu tun, nämlich in der Kalender-App selbst: Dort gibt es nämlich links oben den Button „Kalender“ und nach dem nächsten Synchronisieren erscheinen dort alle zu synchronisierenden Kalender. Hier kann auch nochmal Fall für Fall entschieden werden, ob die nun hinzugefügten Kalender auch tatsächlich angezeigt werden sollen oder nicht, ein Haken hinter dem jeweiligen Kalender zeigt das dann an. Was hier leider nicht geht, ist das Ändern der Kalenderfarben, das regelt iPhone/iPad leider komplett mit sich selbst. Ärgerlicher, kleiner Designfehler von Apple.

Feintuning der Synchronisation

Zwei Dinge sollten wir noch feintunen: Spezielle Kalenderoptionen und eventuellen Push-Service. Die Kalenderoptionen finden sich auf dem iPhone in den Einstellungen wieder unter „Mail, Kontakte Kalender“ und sehen folgendermaßen aus:

Auch hier kurz die Optionen im Klartext:

  • Einladungsmeldungen: Standardmäßig aktiviert, ermöglicht diese Funktion es, dass Einladungsmeldungen angezeigt und beantwortet werden können. Ist vor allem sinnvoll bei gemeinsam genutzten Kalendern, aber auch dann, wenn jemand eine Kalenderanfrage an den Google-Account mailt.
  • Sync: Hier wird angegeben, welche Ereignisse der Vergangenheit synchronisiert werden sollen. Die Option „unbegrenzt“ ist in meinen Augen etwas übertrieben, wenn man sehr viele historische Termine hat, denn je mehr Termine das iPhone zu verwalten hat, desto langsamer wird die Kalenderanwendung leider auch. Sechs Monate in die Vergangenheit sind bei mir völlig in Ordnung.
  • Zeitzonen-Support: In meinem Fall eben „Berlin“. Zu beachten ist unbedingt, dass auch in den Einstellungen des Google Calendar unbedingt die gleiche Zeitzone eingestellt ist.

Zum Thema Push-Service, den man ebenfalls unter „Mail, Kontakte, Kalender“ einstellen kann… meine Meinung ist da die: „Wer’s braucht, aktiviert’s.“ Das Pushen von Kalendern und Kontakten funktioniert dank ActiveSync problemlos, kostet jedoch Akkustrom des iPhone. Und da sollte man eben bedenken, ob es das Wert ist. In meinem Fall ist es das nicht, denn so viele Änderungen gibt es in meinen Kalendern und Kontakten nicht, als dass ich ständig mein iPhone nachschauen lassen müsste, ob es etwas neues gibt. Der Push-Service ist deshalb bei mir ausgeschaltet. Hat man den Push-Service eingeschaltet (weil man beispielsweise einen Mailaccount per Push überwacht), kann man in den Push-Einstellungen den Push-Service für jeden Account einzeln steuern. Wird dort auf „Manuell“ geschaltet, erfolgt keine Push-Synchronisation und eine manuelle Synchronisation nur dann, wenn die Kalender- bzw. Kontakte-Anwendung gestartet wird. Für meinen Fall völlig ausreichend.