Elektronisch signierte Rechnungen als Originale.

Häufig passiert folgendes: Eine Rechnung wird ausgestellt, ausgedruckt, eingetütet und an den Kunden geschickt. Der verliert die Rechnung oder erhält sie niemals, es kommt möglicherweise zum Zahlungsverzug, es wird telefoniert und der Kunde braucht nochmal die Rechnung.

Häufig wird dabei der Fehler gemacht, dass die Rechnung nochmal ausgedruckt und an den Kunden geschickt wird, gerade von Unternehmern, die ihre Rechnungen manuell erstellen. Eigentlich ist das aber nicht erlaubt, denn eine Rechnung ist eigentlich ein Original und wenn der Kunde die Rechnung nochmal benötigt, dann ist ihm eine Kopie auszustellen, zumindest wenn die Rechnungsnummer unverändert bleibt.

Bei elektronischen Rechnungen ist das vermeintlich einfacher – man könnte dem Kunden ja einfach nochmal die Rechnungsdatei schicken – aber das ist gleich auf zweierlei Weisen problematisch. Zum einen möchten die deutschen Finanzbehörden gefälligst eine qualifizierte elektronische Signatur auf elektronischen Rechnungen sehen und zum anderen beweist eine einfache elektronische Rechnung gar nichts, denn der Nachweis von Original und Kopie ist nicht durchführbar.

Und hier punktet dann tatsächlich die elektronisch signierte Rechnung, denn mit der Signatur wird der Zeitpunkt der Erstellung festgehalten, bei einer qualifizierten elektronischen Signatur, wie sie deutsche Finanzbehörden sehen möchten, ist zudem ein Zeitstempel einer Zertifizierungsstelle notwendig, der damit eine rechtsverbindliche Aussage gibt, dass die Rechnung tatsächlich zu diesem Zeitpunkt erstellt und signiert wurde.

Ruft also ein Kunde an und möchte eine noch nicht bezahlte Rechnung nochmals zugestellt bekommen (oder ich rufe ihn an und bitte um Begleichung…), dann bekommt er einfach die originale Rechnungsdatei, die ich damals elektronisch signiert habe. Sie wird immer das Original bleiben, so lange der Kunde diese Datei aufhebt, wozu er selbst nach dem Verifizieren der Signatur und dem Ausdrucken verpflichtet ist.

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