Buchhaltung, Level 2.

Meine Selbstständigkeit jährt sich im Mai zum vierten Mal und jetzt mal Betriebsinterna: Ich habe tatsächlich diese vier Jahre Selbstständigkeit und auch die Jahre davor, in denen ich eine (von meinem damaligen Arbeitgeber genehmigte) Nebentätigkeit betrieb, meine Buchhaltung ausschließlich in Excel durchgeführt. Das war anfangs nicht wirklich hübsch, aber so eine Excel-Tabelle hat den Vorteil, dass man das ja immer weiter „veredeln“ kann, wenn Zeit ist. Hier mal eine hübsche Übersicht, da ein immer aktueller Umsatzreport, dort eine Seite, die alle Angaben für die Steuererklärung auswirft und nicht zuletzt eine genaue Umsatzsteuerübersicht, um die Rücklagen für die Umsatzsteuer möglichst taggenau zu haben.

Und auch wenn meine Excel-Tabelle richtig rechnet – irgendwann geht das nicht mehr. Ich habe letztes Jahr die bisherige Hürde von 120 Buchungen im Jahr deutlich gerissen und da ist vor allem die andere Seite eine immer größere Last – die Fakturierung. Rechnungen habe ich nämlich ebenfalls bis dato mit Microsoft Office gestellt und hatte dazu eine Word-Vorlage. Das aber wird im Laufe der Zeit eine richtige Quälerei, wenn man irgendwann mehr als zehn Kunden hat, die regelmäßige Rechnungen bekommen sollen. Man macht vieles an Arbeit doppelt und dreifach und hat dennoch immer das dumpfe Gefühl in der Hirnrinde, irgendwo Dinge zu übersehen und zu vergessen.

Klar war auch für mich, dass die Zukunft von Buchhaltung bei mir nur im Zusammenspiel mit Faktura daherkommen kann und ich Standardware brauche. Wenn ich mit etwas nicht experimentieren kann, ist es Buchhaltung und Rechnungsstellung. Das muss sofort und nahtlos laufen und es muss vor allem so laufen, dass es sich an meine Bedürfnisse anpasst und nicht umgekehrt. Das gilt vor allem für die Rechnungen, die ich ausstelle, denn was ich wirklich abgrundtief hasse, sind vorgefertige Rechnungsformulare oder Standardansichten. Ich kann Leuten nicht erklären, wie man einfach im Web kommuniziert und mit einer unlesbaren Fabrikrechnung und Teilenummern daherkommen.

Nach einem kurzen Ausflug mit der Testversion von „WISO Mein Büro“ landete ich bei „Lexware Büro Easy“. Erstere ist zwar deutlich hübscher in der Ansicht, allerdings ist der Vorlagenmanager ein echter Graus … so von wegen Karomuster und Objekte mit Anfassern zurechtfriemeln. Das ist 1990er Jahre. Lexware Büro Easy ist zwar von der Oberfläche her altbackener, bietet aber bei der Erstellung einer Rechnung die Möglichkeit, die Rechnungsobjekte in ein Word- oder LibreOffice-Dokument auszugeben. Hat man eine eigene Word-Vorlage, kann man diese mit den entsprechenden Variablen versehen und siehe da – die Rechnung kommt im Word-Dokument daher, lässt sich ausdrucken, mit E-Porto versehen oder als PDF-Dokument ausgeben. Der Arbeitsaufwand hierfür: Phänomenale zwei Stunden.

Was wiederum bei allen Produkten in der Preisklasse ätzend ist, ist die Anlage des Warenbestandes und die eigentliche Buchhaltung. Warenbestand? Den müssen sich viele Selbstständige erst einmal aus vergangenen Rechnungen zusammensuchen, ebenso die Arten und Kategorien für Buchhaltung und Belege. Und dann noch die Lernkurve, dass man in einer Excel-Tabelle auch nachträglich natürlich alles abändern kann, eine echte Buchhaltungssoftware aber nicht löscht, sondern korrigiert und das hübsch ins Logbuch verzeichnet … die ersten Stunden mit Nachbuchen eines bestehenden Buchungsbestandes sind unschön.

Jetzt aber, nun läuft es. In Sachen Umsatzberichte bin ich zwar immer noch so dumm oder klug wie bisher, aber immerhin funktioniert jetzt die Rechnungsstellung so, wie ich mir das vorstelle und die Buchhaltung macht sich zum großen Teil nebenher.

Zahlungsziele: Wann darf’s denn sein?

Lydia hat auf Facebook eine interessante Diskussion aufgeworfen: Wie kommen wir Selbstständige eigentlich an das Geld, das uns zusteht? Sprich: Das wir in Rechnung stellen und der Kunde nun am Zuge ist, diese Rechnung auch zu bezahlen. Da will ich mal meine Gedanken ausführlicher in den Raum stellen. Zuallererst: Mein Weg ist mein Weg. Ich nehme niemanden dafür in Haftung oder kritisiere ihn dafür, wie er das mit der Rechnungsstellung handhabt. Unter Handelnden gibt es da eh wenig Grundlage, im Nachhinein zu meckern, wenn man sich nicht vorher darüber verständigt hat.

Ich handhabe es mit meinen Rechnungen (wenn es keine gesonderte Absprache gibt) relativ einfach, ich gebe in meinen Rechnungen nichts explizit vor, wie und wann meine Rechnung zu bezahlen ist. Damit gilt: Die Rechnung ist sofort fällig und muss eigentlich auch unverzüglich bezahlt werden. Es gibt keine gedrucktes „Die Rechnung ist zahlbar bis sowieso“ und es gibt auch keinen Skonto bei mir. Wird die Rechnung auf absehbare Zeit nicht beglichen, mache ich eine Ansprache und eskaliere.

Der Grund ist relativ einfach: Wenn ich eine Rechnung stelle, ist für gewöhnlich entweder eine Leistung getan worden oder eine Leistung ist unmittelbar von der Zahlung abhängig. Sprich: Ich habe keine Geschenke empfangen bzw. empfange keine und deshalb habe ich auch erst einmal nichts zu verschenken. Auf eine Leistung folgt eine Gegenleistung und da gilt das, was anfangs vereinbart ist. Als Lieferant einer Ware oder Dienstleistungen gebe ich den Tarif vor und für den stehe ich dann auch.

Ein Skonto ist für mich zuerst einmal ein Werkzeug, keine Gefälligkeit. Skonti ist da unabdingbar, wo effektiv einzunehmendes Geld sofort wieder refinanziert werden muss und die Kasse flüssigbleiben soll oder man möchte, dass viele gestellte Rechnungen aus Buchhaltungsgründen möglichst schnell bezahlt werden sollen. Damit Skonti nicht peinlich wirken, verbindet man sie normalerweise mit erweiterten Zahlungszielen, wenn man eben das Skonto nicht in Anspruch nehmen will. Im Normalfall gewährt man dem Zahler also zum Beispiel ein Zahlungsziel von 14 Tagen und gewährt einen Skonto dann, wenn das Geld innerhalb von sieben Tagen auf dem Konto eingeht. Ein Skonto „bei sofortiger Zahlung“ wiederum ist gefährlich, weil „sofort“ unter Umständen weit definiert werden kann und man als Rechnungssteller sicherlich angenehmere Situationen heraufbeschwören mag, als mit einem komplizierten Kunden darüber zu diskutieren, ob seine skontierte Zahlung nun sofort getan wurde oder doch mit drei Tagen Verzug.

Nutzt man Skonto nur dafür, um den Kunden zu erziehen (was eh mehr das Prinzip Hoffnung ist), dann ist das entweder verschenktes Geld oder man addiert auf den fertigen Preis heimlich den Skontobetrag auf, um diesen dann feierlich abzuziehen. Das ist nicht mein Ding, davon halte ich persönlich gar nichts. Wenn mir Skonto gewährt wird, zahle ich zwar auch sofort den Betrag, aber vor allem genau aus diesem Grund: Ich fühle mich erst einmal etwas über den Tisch gezogen, weil ich natürlich damit rechne, dass der Skontobetrag im Rechnungsbetrag schon eingepreist wurde (wenn man mir nicht glaubhaft das Gegenteil erklärt). Für gewöhnlich mag ich aber solche Spielchen nicht und verziehe zumindest eine Augenbraue dabei.

Die einfache elektronische Rechnung kommt (möglicherweise).

Der EU-Ministerrat hat als einer der letzten Aktivitäten vor der Sommerpause eine Änderung der Mehrwertsteuerdirektive 2006/112/EC beschlossen und im Artikel 233 (was tief blicken lässt, was für ein EU-Bürokratieungetüm diese Direktive 2006/112/EC ist) hinzugefügt, der es nun den Beteiligten einer Rechnungsstellung überlässt, die Authentizität, Integrität und und Lesbarkeit einer Rechnung sicherzustellen und zwar nun unabhängig davon, ob die Rechnung auf Papier gedruckt oder elektronisch daherkommt.

Damit sind wir doch schon mal ein gutes Stück weiter, denn die EU entzieht den nationalen Regierungen hiermit die Rechtsgrundlage, elektronische Rechnungen nur mit mehr oder weniger sinnvollen Authentifizierungsmechanismen rechtsgültig zu machen, wobei Rechtsgültigkeit im Sinne der Finanzbehörden ist, dass eine Umsatzsteuerabzugsfähigkeit gegeben ist. Während in einzelnen Ländern einfach eine nicht mehr veränderbare PDF-Datei einer Rechnung den nationalen Bestimmungen genügt, will man beispielsweise in Österreich schon eine fortgeschrittene elektronische Signatur, was bedeutet, dass der Rechnungssteller eine Rechnung elektronisch mit einem Zertifikat signieren muss. Diese Signatur kann dann der Rechnungsempfänger prüfen (muss das sogar) und die Rechnung damit als gültig abheften.

In Deutschland nimmt man es da noch eine Packung genauer und möchte eine qualifizierte Signatur auf elektronischen Rechnungen sehen. Diese Art von Signatur unterscheidet sich darin, dass das Zertifikat zur Erstellung einer Signatur von einem offiziell akkreditierten Zertifikatsherausgeber kommt, was den Rechnungssteller ein paar Euro kostet, neben den Ausgaben zur Produktion von elektronischen Rechnungen.

Nun hat also die EU die Zügel formell gelockert, so dass das Bundesfinanzministerium, das schon unabhängig von der heutigen Entscheidung an einer Lockerung gearbeitet hat, heute nun auch grünes Licht bzw. Dampf von Seiten der EU bekommt. Warten wir es mal ab, ob bis Ende des Jahres dann tatsächlich ein Gesetzesentwurf herauskommt, der näher an der Praxis ist, als bisher. Bei unserer aktuellen Kindergarten-Bundesregierung glaube ich das erst dann, wenn es beschlossen ist.

[via Heise online]

Elektronisch signierte Rechnungen als Originale.

Häufig passiert folgendes: Eine Rechnung wird ausgestellt, ausgedruckt, eingetütet und an den Kunden geschickt. Der verliert die Rechnung oder erhält sie niemals, es kommt möglicherweise zum Zahlungsverzug, es wird telefoniert und der Kunde braucht nochmal die Rechnung.

Häufig wird dabei der Fehler gemacht, dass die Rechnung nochmal ausgedruckt und an den Kunden geschickt wird, gerade von Unternehmern, die ihre Rechnungen manuell erstellen. Eigentlich ist das aber nicht erlaubt, denn eine Rechnung ist eigentlich ein Original und wenn der Kunde die Rechnung nochmal benötigt, dann ist ihm eine Kopie auszustellen, zumindest wenn die Rechnungsnummer unverändert bleibt.

Bei elektronischen Rechnungen ist das vermeintlich einfacher – man könnte dem Kunden ja einfach nochmal die Rechnungsdatei schicken – aber das ist gleich auf zweierlei Weisen problematisch. Zum einen möchten die deutschen Finanzbehörden gefälligst eine qualifizierte elektronische Signatur auf elektronischen Rechnungen sehen und zum anderen beweist eine einfache elektronische Rechnung gar nichts, denn der Nachweis von Original und Kopie ist nicht durchführbar.

Und hier punktet dann tatsächlich die elektronisch signierte Rechnung, denn mit der Signatur wird der Zeitpunkt der Erstellung festgehalten, bei einer qualifizierten elektronischen Signatur, wie sie deutsche Finanzbehörden sehen möchten, ist zudem ein Zeitstempel einer Zertifizierungsstelle notwendig, der damit eine rechtsverbindliche Aussage gibt, dass die Rechnung tatsächlich zu diesem Zeitpunkt erstellt und signiert wurde.

Ruft also ein Kunde an und möchte eine noch nicht bezahlte Rechnung nochmals zugestellt bekommen (oder ich rufe ihn an und bitte um Begleichung…), dann bekommt er einfach die originale Rechnungsdatei, die ich damals elektronisch signiert habe. Sie wird immer das Original bleiben, so lange der Kunde diese Datei aufhebt, wozu er selbst nach dem Verifizieren der Signatur und dem Ausdrucken verpflichtet ist.

Schleppende Zahlungen.

Der Januar ist in Sachen Zahlungspünktlichkeit schlicht zum Vergessen. Das liegt nicht unbedingt daran, dass der Januar in vielen Branchen schlicht die Saure-Gurken-Zeit ist, sondern vor allem am ziemlich unglücklichen Aufbau dieses Monats. Neujahr fiel dieses Jahr auf einen Donnerstag. Klassischer Fall, um mit einem Urlaubstag schon mal vier freie Tage am Stück zu produzieren. Mit weiteren fünf Tagen der nächsten Woche lassen sich dann gleich mal 11 freie Tage bilden.

Macht man die ganz große Rechnung mit Weihnachten, so konnte man rechnerisch die gesamten Kalenderwochen 51, 1 und 2 mit schlappen 12 zu nehmenden Urlaubstagen zu einem 21 Tage langen Urlaub ausbauen. In Deutschland in Baden-Württemberg, Bayern und Sachsen-Anhalt sogar nur mit 11 zu nehmenden Urlaubstagen, weil in der Kalenderwoche 2 noch der Dreikönigstag als Feiertag auftaucht.

Sprich: Für viele hat das berufliche Engagement erst letzte Woche Montag begonnen und das hängt jetzt ordentlich in den Zahlungsläufen mit.

Übrigens geht der Trick mit den 12 bzw. 11 einzureichenden Urlaubtagen für den Jahreswechsel 2008/2009 nicht mehr, da der Zweite Weihnachtsfeiertag auf einen Samstag fällt und deshalb ein Urlaubstag mehr notwendig wird, wenn man drei Wochen die Beine hochlegen will. Aber mit 13 bzw. 12 zu nehmenden Urlaubstagen ist das auch ein reifes Ergebnis für diese hitverdächtige Ballung von Feiertagen.

Korrekte, falsche elektronische Signatur.

Einer unserer Domain-Lieferanten verschickt seit einiger Zeit seine Rechnungen nicht mehr, sondern stellt sie elektronisch im gesicherten Bereich seiner Homepage als downloadbare PDF-Datei zur Verfügung. So weit, so gut, nämlich eine sehr praktische Sache. Das holt man sich, wenn man es braucht (nämlich dann, wenn die Buchhaltung nach dem Beleg schreit), jagt es durch den OpenLimit-Viewer, der ein Prüfprotokoll generiert und ebenfalls als PDF-Datei ausgibt, druckt beides aus und gut ist.

Was offensichtlich einige, die ihre Rechnungen mit einer qualifizierten, elektronischen Signatur ausstatten, nicht wissen, ist der Umstand, dass Kryptografie ein Bereich ist, der sich stetig im Wandel befindet. Was heute dadurch sicher ist, dass der Schlüsselraum so groß oder der Algorithmus so schwer zu berechnen ist, kann morgen schon anders sein. Genau das Problem hat SHA-1 erlebt.

SHA-1 ist ein Algorithmus zur Erzeugung eines so genannten Hashes. Vereinfacht gesagt: Einer eindeutigen Prüfsumme, die dazu genutzt wird, einen digitalen Fingerabdruck einer Datei zu erzeugen. So ein mit SHA-1 erzeugter Fingerabdruck war lange Zeit hinreichend stabil, das heißt, niemand anderes konnte auf die Schnelle einen identischen Fingerabdruck einer Datei erstellen. Das ist seit Februar 2005 vorbei, denn da gab es die ersten Meldungen, dass SHA-1 geknackt war – man konnte offensichtlich das Knacken einer digitalen SHA-1-Prüfsumme manipulieren. Sprich: SHA-1 begann, nicht mehr vertrauenswürdig zu sein. Das passiert mit den besten Algorithmen und ist per se erst einmal nichts verwerfliches.

Da die stärksten Algorithmen durchaus (theoretisch) einmal unpässlich werden könnten, veröffentlicht der Gesetzgeber jedes Jahr einen Algorithmenkatalog, in dem definiert ist, welche Algorithmen noch „gut“ sind und für qualifizierte, elektronische Signaturen genutzt werden dürfen und sollen. Diese weitgehend für Laien unlesbaren Dokumente stellen quasi die „Jahreslosung“ in Sachen nutzbare Algorithmen dar – nutzt jemand einen Algorithmus für seine qualifizierten elektronischen Signaturen, der nicht mehr empfohlen wird, ist die Signatur nicht vertrauenswürdig und das signierte Dokument damit auch nicht.

Das passiert vielen Rechnungsausstellern, die an sich guten Willen zeigen, seit Anfang des Jahres eben mit SHA-1, das offiziell seit 1. Januar 2008 nicht mehr genutzt werden sollte und ab 30. Juni 2008 nach Ablauf der Übergangsfrist auch nicht mehr als Hashing-Algorithmus anerkannt wird. Wer also eine qualifizierte, elektronische Signatur nach dem 30. Juni 2008 noch mit dem SHA-1-Algorithmus einsetzt, hat ein Problem. Beziehungsweise – und das ist das pikante an elektronischen Signaturen – der Rechnungsempfänger hat eines, denn er darf so eine Rechnung eigentlich gar nicht akzeptieren.

Gängige Signaturanwendungen berücksichtigen diesen Umstand übrigens, wenn man denn die Anwendung auch regelmäßig aktualisiert. Zum einen nutzen diese Anwendungen dann SHA-1 erst gar nicht mehr und zum anderen wird bei Prüfungen auch explizit darauf hingewiesen, wenn SHA-1 genutzt wurde und dass die Prüfung eigentlich fehlgeschlagen ist.