E-Mail 2.0.

(Gleich eine Vorwarnung an den geneigten Leser: Ein technischer, spezieller Artikel zu Google Apps und E-Mail-Migration. Darf man gern bis zum Ende lesen, wenn man sich dafür interessiert, muss man aber nicht, wenn nicht. ;-))

Nachdem ich nach RSS-Reader, Kalender und Kontaktedatenbank alle mir wichtigen Organisationsdinge in die „Cloud“ bei Google eingebracht habe und das alles sogar zuverlässig mit dem iPhone synchronisiert, war es nun mehr als notwendig, dass das älteste Relikt meiner Online-Identität diesen Weg ebenfalls geht – die gute, alte E-Mail.

Bis dato habe ich E-Mails per IMAP abgerufen, sowohl auf dem PC, als auch auf dem Notebook und dem iPhone. Das ist insofern praktisch und brauchbar, weil ich E-Mails nicht überall herunterladen muss, sondern quasi in die Mailbox hineinschauen kann. Wirklich heruntergeladen habe ich E-Mails traditionell immer nur am heimischen PC, auf dem ich dann alle ein- und ausgehenden E-Mails nach Jahrgängen archiviert. Technisch also alles kein Problem. Allerdings organisationstechnisch.Das Problem ist nämlich immer wieder, dass ich am Notebook auf ältere E-Mails zurückgreifen müsste, das aber nicht kann, weil die eben auf dem PC liegen. Sicherlich, ich kann den PC per Wake-on-LAN hochfahren, mich remote einloggen und das tun, was getan werden muss, aber es ist umständlich.

Ein zusätzliches Thema bei einer Migration: Der Umfang meiner Mailarchive. Die gehen zurück bis 1997, enthalten rund 45.000 E-Mails und belegen knapp einen Gigabyte an Speicherplatz. Früher einmal war das eine Herausforderung, heute ist das eher eine Bürde. Denn 1 Gigabyte lässt sich in jeder modernen Festplatte bequem einbunkern, allerdings hat das Archivieren solcher E-Mail-Berge ganz andere Anforderungen: Lesbarkeit der Archive, Durchsuchbarkeit und vor allem Datensicherung. Ich schlenkere Mailarchive auf meiner normalen Festplatte herum, auf meiner NAS und sicherheitshalber nochmal auf einem externen Datenträger. Das ist alles schön und gut, aber im Cloud-Zeitalter einfach Käse.

Google Apps als Lösung.

Der Einsatz von Google Apps war schon seit langem eine Überlegung und wurde jetzt einfach dringend notwendig. Die Gründe dafür liegen auf der Hand: Google ist zuverlässig, Google ist flott, Google hat alle notwendigen Dienste und Google Apps kostet mich für meinen Bedarf nichts. Tatsächlich: Nichts. Denn Google Apps ist in der Basisfassung mit 10 (bis Ende der ersten Maiwoche noch 50) User-Accounts und jeweils 7 GB (anwachsendem) Speicherplatz kostenlos. Also: Tun!

Die zentrale Entscheidung ist erst einmal, zwischen dem kostenpflichtigen „Google Apps for Business“ und dem einfachen „Google Apps“ zu unterscheiden. Der Link hier führt zur kostenlosen Version. Dort geht es dann mit einem Klick auf den Erste-Schritte-Buttons sogleich los.

Neben den Kontaktdaten (das kann eine Firma sein, aber eben auch eine Einzelperson) sind vor allem zwei Dinge wichtig. Die Domain, unter der man später Mailadressen einrichten möchte und die Anlage eines neuen Google-Accounts. Es ist dabei tatsächlich ein neuer Google-Account notwendig, bestehende Google-Accounts können aus administrativen Gründen nicht benutzt werden. Und hier gibt es in vielen Fällen auch schon ein Problem, wenn nämlich die gewünschte Adresse für diesen neu einzurichtenden Google-Account schon für den bisherigen genutzt wird. Ist das der Fall, muss tatsächlich für den bisherigen Google Account eine andere Mailadresse gewählt werden, um die entsprechende Adresse dann für den neu einzurichtenden Google-Account zu nutzen.

Exkurs: Ein Google-Account oder lieber zwei?

Auch eine Sache, die man sich vorher überlegen muss: Nutzt man bereits Google-Dienste und möchte diese aus bestimmten Gründen weiterhin auf dem bisherigen Google-Account beibehalten (was Sinn machen kann, wenn man z.B. den Google-Apps-Account geschäftlich nutzen möchte), gibt es die Möglichkeit, sich mehrfach einloggen zu können. Aktiviert man diese Möglichkeit im bisherigen Google-Account, kann man sich demzufolge mit einem weiteren Google-Account einloggen und hat dann rechts oben im Browserfenster, dort wo die Mailadresse steht, mit der man aktuell eingeloggt ist, die Möglichkeit, schnell per Auswahl den anderen Account auszuwählen. Funktioniert nach meinem Test in vielen Google-Diensten, aber leider nicht in allen. Es macht also Sinn, sich ggf. tatsächlich über eine vollständige Migration der wichtigsten Dienste Gedanken zu machen, ganz unten gibt es einige Gedanken dazu.

Das Dashboard.

Zugegeben – wer es bisher gewohnt ist, dass Google-Dienste absolut einfach sind und ohne Denken funktionieren, der könnte bei Google Apps enttäuscht werden, denn es ist Mitarbeit gefragt. Benutzer müssen angelegt werden (natürlich nur, wenn man mehr als einen Benutzer einrichten möchte), und später muss für die Domain, die man für Mails nutzen möchte, auch die MX-Einträge geändert werden. Das ist nicht jedermanns Sache und die Google-Hilfe ist, sagen wir mal so, ausbaufähig. Der Hilfe-Assistent ist soweit brauchbar, allerdings muss man wissen, was man tut und das DNS sollte man auch kennen. Und leider muss man bei vielen Hilfe-Themen auf englischsprachige Artikel zurückgreifen, weil es an vielen Stellen keine deutsche Übersetzungen gibt.

Ansonsten, wenn es um einen einzigen Benutzer geht, sind die Einstellungen soweit schon mal brauchbar.

In Sachen Migration übrigens eine Empfehlung: Ruhig mal anfangen, sich in Google Apps umzuschauen, ohne gleich die eigene Domain auf Google Apps zu drehen. Das ist erst dann erforderlich, wenn man auch tatsächlich E-Mails dort live empfangen möchte. Zum Umschauen ist das noch nicht notwendig und auch noch nicht dann, wenn man Mailarchive importieren möchte. Und wer unbedingt schon mal den Empfang testen möchte, kann auf die segensreiche Möglichkeit der Test-Domain zurückgreifen, die Google Apps bei der Einrichtung automatisch anlegt (ist dann im Dashboard genau beschrieben).

Mail in Google Apps.

Wer bisher schon Google Mail genutzt hat, wird den Mail-Client kennen, denn es ist das Google-Mail-Frontend. Und Google Mail besitzt bekanntlicherweise auch eine Möglichkeit, per IMAP-Protokoll kontaktiert zu werden, so dass über diesen Weg auch bestehende Mailarchive importiert werden können (IMAP-Einstellungen gibt es in der Hilfe). Für die Outlook-Benutzer gibt es übrigens den angenehmen Nebeneffekt, dass es hier einen eigenen Importer gibt und auch der Import von PST-Postfachdateien funktioniert. Alle anderen Mailbenutzer müssen, wenn sie Mailarchive importieren möchten, den Weg über IMAP gehen.

Der IMAP-Transfer funktioniert, ist allerdings langsam. Sehr langsam. Für rund 75 % meiner Mails – das sind bis jetzt rund 35.000 E-Mails – habe ich rund 10 Stunden gebraucht und es sei angemerkt, dass das nur rund 250 MB Datentransfer war! Der Import größere Mailarchive ist also eine sehr zeitintensive Geschichte und es macht Sinn, durchaus zu überlegen, ob man wirklich alle E-Mails importiert haben möchte.

Ansonsten bietet IMAP alle Annehmlichkeiten, die man beim Archivieren haben kann, vor allem nämlich die Anlage von Unterordnern. Ich habe dazu im Archiv meines Postfaches einfach Unterordner mit der entsprechenden Jahreszahl angelegt und darin jeweils einen Ordner für Posteingang, Postausgang und jeweils für Mailinglisten. In die habe ich dann die entsprechenden Mails aus meinen Mailarchiven kopiert.

Im Google-Mail-Frontend, das bekanntlicherweise nicht mit Ordnern, sondern mit so genannten Labels arbeitet, erscheinen diese Unterordner dann alle im Format „Archiv/(Jahreszahl)/Eingang“ und sind in der Label-Ansicht auch nicht verschachtelt, da Labels nicht verschachtelt werden können. Aus der Navigationsansicht bekommt man die vielen Labels übrigens problemlos ausgeblendet, dazu einfach den Link „Labels verwalten“ anklicken und ausblenden.

Und noch eine Eigenart, die das Labeling mitbringt: Vorsicht mit der Möglichkeit, Mails mit mehreren Labeln zu versehen. Die erscheinen dann nämlich in der IMAP-Ansicht tatsächlich in den entsprechenden Ordnern mehrfach. Und auch Vorsicht mit E-Mails, die gar kein Label besitzen, wie sie normalerweise im Posteingang nach dem Empfang erscheinen. Die kann man zwar problemlos mit Labels versehen – nur wenn man das nicht macht, wird man sie, wenn man sie wegsortiert, kaum mehr finden, da Google Mail zwar eine Suchfunktion für Mails mit Labels bietet, dummerweise aber kein Suchkriterium kennt, um Mails zu finden, die kein Label tragen.

Empfehlung meinerseits, von einem alten Backup-Hasen: Do not delete your Backup. Auch wenn der Import der Mailarchive funktioniert, sollte man seine lokalen Mailarchive nicht löschen. Vielleicht gefällt einem Google Apps nicht, vielleicht geht etwas beim Import schief, vielleicht löscht man aus Versehen ein Verzeichnis in der Cloud (was wirklich Datenverlust bedeutet) und da ist ein lokales Backup die beste und einzige Lebensversicherung. Ich habe es hiermit gesagt!

Migration des Google Reader, Google Calendar und Google Contacts

Bei der Migration von Google Diensten ist leider Handarbeit gefragt. Bei all diesen drei Diensten, die ich bisher einsetze, müssen die Inhalte jeweils im bisherigen Google-Account exportiert und im neuen Google-Account wieder importiert werden. Das ist insofern problemlos, allerdings gehen beim Google Reader die Trend-Informationen, die während der Nutzung des Google Readers entstehen, verloren, da diese nicht ex- bzw. importiert werden. Ärgerliches, kleines Manko.

Beim Google Calendar gibt es zudem noch Pflegeaufwand, wenn in einem Konto noch zusätzliche Kalender abonniert sind oder gemeinsame Kalender mit anderen Benutzern geführt wird. Hier macht es Sinn, im alten Google-Account zunächst die Mailadresse des neuen Google-Accounts hinzuzufügen und sich dann mit dem neuen Google-Account einzuloggen, um die gemeinsamen Kalender auch dort verfügbar zu haben.

Migration und externe Clients

Was man bei der Anlage eines neuen Google-Accounts und einer eventuellen Migration von Diensten auch berücksichtigen muss: Überall, wo man Google-Dienste bisher verwendet hat, müssen nun die neuen Google-Account-Daten hinterlegt werden, also z.B. auf Smartphone, iPad etc. und dort dann auch in eventuelle Apps, die Google-Dienste nutzen. Funktioniert hier zwar alles weitgehend reibungslos, ist aber auch Zeitaufwand.

2 Gedanken zu „E-Mail 2.0.

    1. Mit den Labs-Experimenten habe ich mich in Sachen Google Mail noch nicht beschäftigt. Ich bin noch immer beim Import der Mailarchive. Aber der erste Blick verspricht zumindest genügend Beschäftigungspotential für die Zukunft, danke für den Hinweis. 🙂

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