Meine Selbstständigkeit jährt sich im Mai zum vierten Mal und jetzt mal Betriebsinterna: Ich habe tatsächlich diese vier Jahre Selbstständigkeit und auch die Jahre davor, in denen ich eine (von meinem damaligen Arbeitgeber genehmigte) Nebentätigkeit betrieb, meine Buchhaltung ausschließlich in Excel durchgeführt. Das war anfangs nicht wirklich hübsch, aber so eine Excel-Tabelle hat den Vorteil, dass man das ja immer weiter „veredeln“ kann, wenn Zeit ist. Hier mal eine hübsche Übersicht, da ein immer aktueller Umsatzreport, dort eine Seite, die alle Angaben für die Steuererklärung auswirft und nicht zuletzt eine genaue Umsatzsteuerübersicht, um die Rücklagen für die Umsatzsteuer möglichst taggenau zu haben.
Und auch wenn meine Excel-Tabelle richtig rechnet – irgendwann geht das nicht mehr. Ich habe letztes Jahr die bisherige Hürde von 120 Buchungen im Jahr deutlich gerissen und da ist vor allem die andere Seite eine immer größere Last – die Fakturierung. Rechnungen habe ich nämlich ebenfalls bis dato mit Microsoft Office gestellt und hatte dazu eine Word-Vorlage. Das aber wird im Laufe der Zeit eine richtige Quälerei, wenn man irgendwann mehr als zehn Kunden hat, die regelmäßige Rechnungen bekommen sollen. Man macht vieles an Arbeit doppelt und dreifach und hat dennoch immer das dumpfe Gefühl in der Hirnrinde, irgendwo Dinge zu übersehen und zu vergessen.
Klar war auch für mich, dass die Zukunft von Buchhaltung bei mir nur im Zusammenspiel mit Faktura daherkommen kann und ich Standardware brauche. Wenn ich mit etwas nicht experimentieren kann, ist es Buchhaltung und Rechnungsstellung. Das muss sofort und nahtlos laufen und es muss vor allem so laufen, dass es sich an meine Bedürfnisse anpasst und nicht umgekehrt. Das gilt vor allem für die Rechnungen, die ich ausstelle, denn was ich wirklich abgrundtief hasse, sind vorgefertige Rechnungsformulare oder Standardansichten. Ich kann Leuten nicht erklären, wie man einfach im Web kommuniziert und mit einer unlesbaren Fabrikrechnung und Teilenummern daherkommen.
Nach einem kurzen Ausflug mit der Testversion von „WISO Mein Büro“ landete ich bei „Lexware Büro Easy“. Erstere ist zwar deutlich hübscher in der Ansicht, allerdings ist der Vorlagenmanager ein echter Graus … so von wegen Karomuster und Objekte mit Anfassern zurechtfriemeln. Das ist 1990er Jahre. Lexware Büro Easy ist zwar von der Oberfläche her altbackener, bietet aber bei der Erstellung einer Rechnung die Möglichkeit, die Rechnungsobjekte in ein Word- oder LibreOffice-Dokument auszugeben. Hat man eine eigene Word-Vorlage, kann man diese mit den entsprechenden Variablen versehen und siehe da – die Rechnung kommt im Word-Dokument daher, lässt sich ausdrucken, mit E-Porto versehen oder als PDF-Dokument ausgeben. Der Arbeitsaufwand hierfür: Phänomenale zwei Stunden.
Was wiederum bei allen Produkten in der Preisklasse ätzend ist, ist die Anlage des Warenbestandes und die eigentliche Buchhaltung. Warenbestand? Den müssen sich viele Selbstständige erst einmal aus vergangenen Rechnungen zusammensuchen, ebenso die Arten und Kategorien für Buchhaltung und Belege. Und dann noch die Lernkurve, dass man in einer Excel-Tabelle auch nachträglich natürlich alles abändern kann, eine echte Buchhaltungssoftware aber nicht löscht, sondern korrigiert und das hübsch ins Logbuch verzeichnet … die ersten Stunden mit Nachbuchen eines bestehenden Buchungsbestandes sind unschön.
Jetzt aber, nun läuft es. In Sachen Umsatzberichte bin ich zwar immer noch so dumm oder klug wie bisher, aber immerhin funktioniert jetzt die Rechnungsstellung so, wie ich mir das vorstelle und die Buchhaltung macht sich zum großen Teil nebenher.