Providerwechsel im Webhosting.

Ich bin ja in Sachen IT nicht ganz so unbedarft unterwegs, dennoch habe ich meine Web-Projekte seit Jahr und Tag auf einem Webhosting-Account und nicht auf einem eigenen Server. Der Grund ist, dass ich nicht den Fehler machen möchte, wie viele meiner Kollegen, die nur auf die Kosten schielen, einen kompletten Server mieten, den sie eigentlich technisch auch pflegen müssten und das dann aber nicht tun. Wenn ich etwas in zehn Jahren Systemadministration gelernt habe, dann das: Tue das, was du regelmäßig gut und mit Spaß tun kannst. In Sachen Systemadministration bin ich aus dem Alter raus, als dass mir das nochmal wirklich Spaß machen könnte.

Also, zurück zum Webhosting. Das habe ich für meine Projekte und für einige meiner Kunden bisher sehr problemlos bei Domainfactory erledigt und das immerhin auch schon seit 2011. Domainfactory war immer der Maybach unter den Webhostern – sehr aufgeräumte Administrationsoberfläche, ein sehr guter Support und eine hohe technische Zuverlässigkeit. Der Spaß war dafür spürbar teurer gegenüber den wirklichen Billighostern, aber das war es mir wert.

Allerdings ist seit dem Verkauf von Domainfactory an Host Europe und der Verkauf von Host Europe an den US-Hoster GoDaddy die Luft heraus. Nichts wurde zwar wirklich schlechter, dafür aber auch irgendwie nichts wirklich besser, wofür Domainfactory eigentlich lange Jahre stand. Die einst wirklich guten Geschwindigkeiten im Hosting wurden im Laufe der Zeit nicht wirklich besser, sondern stagnierten. Was dann natürlich dazu führt, dass andere Webhoster irgendwann überholen. Das störte mich schon seit längerem, wenn auch nicht sonderlich stark, denn mittelmäßige Scripting-Geschwindigkeiten lassen sich mit einigen Tricks in Sachen Webcaching sehr wirkungsvoll lösen.

Was mich dann aber wirklich störte, war die fehlende Unterstützung von Let’s Encrypt und eine schale Informationspolitik dazu. Technisch ist die Umsetzung von Let’s Encrypt kein wirkliches Problem für einen Webhoster, der schon SSL-Zertifikate vertreibt, so wie das Domainfactory auch tut. Bis zuletzt gab es aber auf Nachfragen dazu (und davon gab es im Forum von Domainfactory sehr viele) immer nur die Antwort, dass man Let’s Encrypt nicht unterstützen werde und basta.

Klar, Let’s Encrypt ist der Tod für alle billigen und einfachen SSL-Zertifikate und damit ein Abbruch von einst sehr guten Erlösen. Wegbrechende Einnahmequellen kann aber auch ich nicht kompensieren und es war schon letztes Jahr nach einer genaueren Analyse so, dass ich rund 15 % meiner Hosting-Kosten allein auf kostenpflichtige SSL-Zertifikate zurückführen musste. Und das war noch vor dem DSGVO-Drama. Auch ich kann kein Geld drucken, vor allem wenn es Zertifikate für meine Projekte sind, die ich ja schlecht meinen Kunden in Rechnung stellen kann.

Und letztlich hat mich auch die Abscheu eines Providerumzuges lange Zeit davon abgehalten, den Provider zu wechseln. Aber nun musste es eben sein.

Der neue Webhoster, der unter anderem auch dieses Weblog hostet, ist nun WebGo aus Hamburg, der bei den zentralen Anforderungen mindestens ebenbürtig ist. Es wird innerhalb der EU in Deutschland gehostet, die Hosting-Qualität ist hochwertig, die Script-Geschwindigkeiten in allen Parametern deutlich besser. Die Domain-Einkaufspreise sind in Ordnung (da war aber auch Domainfactory nicht viel schlechter), das Webhosting selbst ist aber dennoch schlappe 25 % günstiger. Und dann kommt eben die Unterstützung für Let’s Encrypt dazu, die ich meinen Hosting-Kunden nun kostenlos durchreichen kann, was mir sehr wichtig ist.

Wenn ich alle Hosting-Kosten zusammenzähle, rechne ich mit einer Ersparnis von rund 30 %. Das ist eine echte Ansage, die bei jedem Controller Freudentränen ausbrechen lassen würde. Wir reden hier von einer bisher hohen dreistelligen Summe pro Jahr, die nun deutlich zu einer mittleren dreistelligen Summe wird. Das ist bei meinen Hosting-Struktur wirklich bares Geld, da meine meisten Web-Projekte keine reinen Hosting-Projekte sind, sondern umfangreichere Corporate-Weblog-Geschichten, in denen die Hosting-Kosten inkludiert sind. Hier liegt noch viel stärker der Gewinn im Einkauf.

Diese Wochenende war Stunde Null und die meisten Projekte sind nun erfolgreich umgezogen. Zwei Kunden werden noch im Laufe der nächsten Woche folgen, da bei diesen noch einige Postfächer mit umgezogen werden müssen und das vor Ort umgestellt werden muss. Vier Gigabyte an Daten mussten übertragen werden und das ist eigentlich auch nur deshalb so überschaubar wenig, weil ich in Sachen Webhosting und Serverpflege zu den wirklich pingeligen Leuten gehöre. Aber spätestens bei solchen Aktionen zahlt es sich aus, den Webserver nicht als Müllhalde zu zweckentfremden.

Please welcome PF-BITS.

Ich habe da mal wieder etwas vorbereitet… wieder mal ein kleines Webprojekt als Ergebnis aus einigen WordPress-Experimenten mit Custom Post Types, Taxonomies und benutzerdefinierten Feldern.

Logo PF-BITS„PF-BITS“ ist, dem Kürzel entsprechend, etwas aus Pforzheim. Dahinter verbirgt sich schon seit sehr langer Zeit ein inzwischen ganzes Paket von Ideen, die jetzt aber zumindest einmal eine WordPress-Multisite-Installation als Heimatbasis haben. Angefangen wird gleich mit etwas sehr komplexen, nämlich dem Tages- und Mittagstisch-Dschungel einer mittelgroßen Stadt. Das hört sich alles sehr, sehr einfach an, aber hier treffen viele Welten aufeinander. WordPress, die Logik eines Systemanalytikers und die Logik vieler Gastronomen. Ergebnis ist jetzt das Sub-Projekt PF-BITS Mahlzeit! und eigentlich ist es herzlich einfach aufgebaut: Es gibt Lokalitäten, es gibt deren Wochenkarten und es gibt täglich einen automatisierten Prozess, der aus all dem Sammelsurium eine tagesaktuelle Übersicht aufbaut und lesefreundlich in einen Artikel packt. Das funktioniert im jetzigen Stadium schon ganz prächtig und immerhin auch schon mit drei handverlesenen Lokalitäten in Pforzheim, die ich übrigens alle persönlich empfehlen kann, weil ich sie kenne und sie das kleine Experiment hier mitmachen. Ein ungenannter Wirt dieser drei Lokalitäten meinte nach einer kurzen Einführung am Telefon nur: „Besim, ich habe absolut keine Ahnung, von was du da sprichst, aber bitte mach‘ es und nimm uns hinein.“

Sind Smartwatches Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)?

Beim Kauf einer jeden Anschaffung stellt sich für einen Gewerbetreibenden immer die Frage, wie die Anschaffung steuerrechtlich zu behandeln ist. Bei Investitionsgütern ist das vor allem die Frage der Abschreibungspflicht. Es gibt verschiedene Abschreibungsformen für Güter, die wirtschaftlich verwendet werden und ins Anlagevermögen kommen sollen, aber allesamt haben sie vor allem ein Kriterium zu erfüllen: Sie müssen selbstständig funktionieren.

Hinweis: Das ist keine Steuerberatungsauskunft, sondern eine laienhafte Annäherung an die Thematik. Da mein Papi aber Uhrmacher ist, weiß ich, wie eine Uhr funktioniert und da ich in der IT tätig bin, weiß ich, wie ein Computer und vor allem eine Host-Terminal-Infrastruktur funktioniert.

Die Smartwatch als selbstständig nutzbares Gerät

Eine Smartwatch hat mit einer Uhr im herkömmlichen Sinne nur noch wenig zu tun. Man bindet sie an den Arm und sie sieht ähnlich aus, wie eine herkömmliche Uhr, aber sie hat kein Uhrwerk mehr intus. Es tickt nichts mehr darin und auch kein Quarzwerk ist an Bord. Noch viel weniger funktioniert die Uhr übrigens ohne Verbindung nach außen, denn die Uhrzeit wird von außen geliefert. Einfach mal Akku leerlaufen lassen und vorbei ist es mit der Uhrzeit.

Ob eine Smartwatch als Uhr funktioniert, ist aber nicht die Preisfrage, sondern ob sie eigenständig funktioniert oder einen Host braucht. Und hier ist dann wichtig, ob ein Host lediglich einen praktischen Sinn hat oder wirklich zwingend gebraucht wird. Sprich: Wird das Ding erstmalig eingeschaltet, was passiert dann? Muss man zwingend ein Smartphone haben, um es installiert zu bekommen oder funktioniert die Smartwatch mit ihren auf der Packung angegebenen Funktionen auch so? Wenn nicht, dann ist die Smartwatch als Geringwertiges Wirtschaftsgut nicht aktivierbar und nicht abschreibbar.

Untermauern kann man das mit der Argumentation, dass wesentliche Funktionen einer Smartwatch nur mit einem Smartphone als Host funktionieren. Können Apps also nur mit einem Smartphone installiert werden und Benachrichtigungen nur dann gelesen werden, wenn sie aktiv von einem Smartphone gepusht werden, dann ist die Smartphone in ihren wesentlichen Funktionen nicht eigenständig und weitgehend so dumm wie ein Drucker ohne Computer oder ein Terminal ohne Host.

Smartwatch mit WLAN an Bord

Noch spannender wird es mit Smartwatches, die WLAN an Bord haben, also potentiell die Möglichkeit bieten, selbstständig zu funktionieren. Da ist dann Sense, das ist selbstständig nutzbar und dann ist auch GWG-Aktivierung angesagt und es muss abgeschrieben werden.

Spezialfall (was man aber letztlich nachweisen muss im Zweifelsfall) dürften Android-Smartwatches sein, die ursprünglich mit einer Software vor Android 5.0 ausgeliefert wurden, denn hier ist die WLAN-Funktionalität noch nicht im Android-Wear-Softwareumfang gewesen, auch wenn die Hardware das vielleicht schon konnte.

Beispiel: Die noch erhältliche Smartwatch Moto 360. Die hat zwar WLAN-Funktionalität an Bord, wurde aber ursprünglich mit Android 4 ausgeliefert, das keine WLAN-Funktionalität unterstützte. Demnach ist beim Kauf dieser Smartwatch kein WLAN und kein eigenständiger Betrieb möglich, demnach auch keine GWG-Aktivierung möglich und das Ding muss nicht in die Abschreibung.

Wie nachweisen?

Relevant wird die Beweispflicht dann, wenn man das Vergnügen hat, eine Steuerprüfung im Haus zu haben. Da ist es dann praktisch, wenn man passende Unterlagen hat, in denen das Verhalten der Smartwatch glaubhaft beschrieben ist, insbesondere demnach das Verhalten bei der Inbetriebnahme der Smartwatch.

Wer bei einer Steuerprüfung die Smartwatch griffbereit hat, könnte es durchaus auch mit einer Vorführung des Gerätes probieren, also das Zurücksetzen auf Werkeinstellungen und die Neueinrichtung. In Zeiten regelmäßiger Updates sollte man das aber ruhig einmal vorher testen, um nicht dann unliebsam in die Falle zu treten, wenn die Smartwatch nach einem Software-Update dann vielleicht doch selbstständig funktioniert … 😉

Und wenn gar nix hilft?

Denkbar wäre es noch, dass ein Steuerprüfer auf die Idee kommt, eine Smartwatch als reine Uhr zu definieren. Von einer Uhr erwartet man schließlich lediglich vor allem eines, nämlich die Anzeige der genauen Uhrzeit. Aber auch hier gibt es einen feinen Unterschied einer Smartwatch zur normalen Uhr, denn eine echte Uhr bietet die Möglichkeit des Einstellens der Uhrzeit. Selbst Funkuhren (also Uhren, die über ein offizielles Zeitsignal mit der korrekten Uhrzeit versehen werden) haben die Möglichkeit, die Uhrzeit zu verändern, beispielsweise um Reisen in eine andere Zeitzone zu berücksichtigen.

Das aber haben Smartwatches (die kein WLAN an Bord bzw. nicht aktiviert haben) nicht, sie brauchen die Uhrzeit und auch Zeitkorrekturen vom Smartphone. Und auch da sind Smartwatches nicht unabhängig vom Smartphone einstellbar, da sie nur die Uhrzeit des Smartphones übernehmen.

Kommentare? Aber bitte doch, gern!

Elektronisches Fahrtenbuch via OBD2-Schnittstelle.

Im Frühjahr ist ein neues Auto fällig. Mein guter, alter Astra H wird einem hübschen, giftig motorisierten und in Sachen Leasing unschlagbar günstigen ADAM S weichen, der als Geschäftsauto bei mir einparken wird. Und damit stellt sich automatisch die Frage nach einem Fahrtenbuch. So fully connected, wir wir nun einmal sind, hätte ich gern ein elektronisches Fahrtenbuch, denn auf eine echte Zettelwirtschaft in Sachen Fahrtenbuch habe ich wahrlich keine Lust.

Problem: Es gibt keine günstige Lösung für ein elektronisches Fahrtenbuch. Denn um als Fahrtenbuch durch die scharfen Vorgaben der hiesigen Finanzbehörden durchzukommen, muss es lückenlos sein und jede Fahrt mit Anfang und Ende, Datum und Uhrzeit und Zweck der Fahrt beinhalten. Und lückenlos bedeutet, dass alle Fahrten protokolliert werden müssen, auch die privaten.

Sehr praktisch wäre es, wenn das Fahrzeug selbst dies machen könnte, solche Lösungen findet man aber nur bei besseren Mittel- und Oberklassemodellen und da dann auch nur gegen Aufpreis. Mein zukünftiges Auto bringt das von Hause aus nicht mit, mein bisheriger Astra übrigens auch nicht.

Die einfachste GPS-Lösung via Smartphone.

Nun gut, denkt man sich, nimmt man halt das Smartphone. Das lässt sich ja mit diversen Apps oder auch Android-Bordmitteln so einrichten, dass es einen virtuellen Ariadnefaden durch die Landschaft zieht. Diese Informationen kann man sich auch aus dem Smartphone ziehen und via Google Maps auch mit Kilometerangaben versehen. Problem dabei ist jedoch, dass diese Daten zum einen ungenau sind und nicht vom Auto stammen. Und hinzu kommt bei vielen Lösungen auch, dass das Tracking logischerweise nicht unterscheiden kann, ob der Ariadnefaden nun im Auto gezogen wird oder vielleicht im Reisebus oder Flugzeug.

Ergo: Das Finanzamt wird so eine Lösung nicht akzeptieren und das bedeutet im Zweifelsfall bei einer Steuerprüfung, dass alle so ermittelten dienstlichen Fahrten nicht anerkannt werden.

Mysterium OBD2-Schnittstelle.

Nun haben alle modernen Autos eine einheitliche Diagnoseschnittstelle, die so genannte OBD2-Schnittstelle. An die stöpselt das Autohaus ihre Diagnosegeräte an, aber auch Hilfsorganisationen wie der ADAC und auch Tuner. OBD2 ist nämlich der Zugang zum so genannten CAN-Bus des Autos und hier fließen praktisch alle Daten eines Autos von Aggregat zu Aggregat. Denn moderne Autos bestehen nicht mehr nur aus „einem Bordcomputer“, sondern in Wirklichkeit aus vielen einzelnen Modulen, die allesamt miteinander kommunizieren müssen.

Diese OBD2-Schnittstelle ist daher auch der passende Weg, um dort Daten abzugreifen. Denn in all dem Datenstrom, der hier abgezapft werden kann, gibt es auch die Signalisierung, dass der Motor gestartet bzw. abgeschaltet wurde und die gefahrenen Kilometer pro Fahrt. Die Kunst dabei ist nur, mit diesen Daten irgendwie etwas anfangen zu können. Und da kann es sehr, sehr teuer werden.

Die hübschen (und teuren) Luxuslösungen.

Es tummeln sich gleich mehrere Anbieter auf dem Markt, die aus der OBD2-Schnittstelle ein mutmaßlich gutes Geschäft in Sachen elektronisches Fahrtenbuch machen. Die Idee dabei ist, einen Dongle an die Schnittstelle anzuschließen, die gleichzeitig einen GPS-Empfänger an Bord hat und die gesammelten Daten dann per Mobilfunk an den eigenen Dienst zu übermitteln. Die stellen dann hübsche Fahrtenbücher zur Verfügung, die finanzamtssicher sein sollen – und vor allem eine Menge Geld kosten. Preislich darf man ab 20 Euro aufwärts auf den Tisch blättern oder für einige hundert Euro den Dongle direkt kaufen. Das ist etwas heftig viel.

Andere OBD2-Lösungen erfordern ein ständig auf Empfang stehendes Smartphone in der Nähe, um Daten per Bluetooth oder WLAN zu übermitteln. Auch das ist mehr oder weniger Käse, denn das kostet Smartphone-Akku und gibt letztendlich auch Lücken im Fahrtenbuch, wenn das Smartphone nicht auf Empfang ist.

Der einfache OBD2-Datenlogger für 50 Euro.

Ich habe dann einfach einmal die Probe aufs Exempel gemacht und einen OBD2-Dongle von Foxwell bestellt, den es hier bei OBD2-Shop.eu für 50 Euro zu kaufen gibt. Dieser Logger lässt sich unter Windows konfigurieren und auf die Parameter, die man haben möchte, einstellen. Danach richtet man noch die genaue Uhrzeit ein und schon kann das Ding an den OBD2-Port des Autos gesteckt werden. Dort loggt das Teil immer dann mit, wenn der Motor läuft und schreibt neben Uhrzeit von Start und Stopp auch die gefahrenen Kilometer auf den Meter genau mit. Nach Angaben des Herstellers reichen die 8 Megabyte Speicherkapazität für rund 300 Fahrstunden aus.

Das lässt sich dann am Ende mit der Windows-Software zwar recht umständlich auslesen und in Excel konvertieren, hier aber lässt sich dann mit etwas Formelarbeit ein Anfangskilometerstand angeben, der dann bei jeder Fahrt entsprechend hochgezählt wird. Mit einem ordentlich gepflegten Kalender sollte es dann kein Problem sein, die dienstlichen von privaten Fahrten splitten zu können. Wer dann noch auf seinem Smartphone ein GPS-Tracking aktiv hat, kann auch recht übersichtlich einzelne Fahrten bei Bedarf genauer identifizieren.

Wichtig aber hier ist: Das, was der Dongle mitloggt, enhält keine GPS-Daten und auch keine Daten, die via GPS ermittelt wurden. Das dürfte als Basis für ein elektronisches Fahrtenbuch ausreichen. Ich vergleiche jetzt seit zwei Wochen die so ermittelten Daten mit dem normalen Kilometerstand im Auto (die letztendlich aus den gleichen Daten ermittelt werden) und es passt genau.

Opening netpla.net.

Die Website zu meiner beruflichen Tätigkeit hat nun lange genug auf sich warten lassen. Das ist insofern peinlich, weil ich ja Visitenkarten mit der Website-Adresse verteile und diese Adresse bisher auf das Internet-Lexikon führte. (Immerhin aber nicht auf ein Baustellensymbol.)

Nun aber ist es soweit, ich habe endlich mal ein Wochenende dazu genutzt, schnell ein WordPress-Template zu bauen und meine schon seit längerem geschriebenen Inhalte zu redigieren und darin dann zu veröffentlichen. Unterm Strich macht man als Selbstständiger ja eigentlich noch viel mehr der Dinge, die man auf die eigene Website schreibt, aber wenn man etwas sehr schnell lernt als Selbstständiger, dann ist es die Anpassung an Begebenheiten, Chancen und Neuentwicklungen. Aus der Warte betrachtet ist das also alles immer ein Anfang, aber eben nicht mit Baustellensymbol.

Da geht es lang: http://www.netpla.net

„Drüben“ gibt es ebenfalls ein Weblog, das ich jedoch bewusst und streng auf geschäftliche Inhalte beschränke. Kann und darf man auch abonnieren, aber der große Spaßbereich wird das sicherlich nicht. Dafür gibt es in der ToDo-Liste aber einige Themen zum Thema Social Media und Corporate Communication, die ich schon immer mal abhandeln wollte. Dazu ist dort nun die richtige Plattform.

Kritik und Anregungen werden gern angenommen.

Rechenschwächen bei Amazon.de.

Die heute von Amazon.de gelieferte Tastatur funktioniert einwandfrei. Was dann weniger einwandfrei ist, ist ausgerechnet das, was eigentlich bei so einem großen Haus wie Amazon.de die wenigsten Probleme erzeugen sollte – die Berechnung der Mehrwertsteuer bzw. die Berechnung des Nettobetrages und die Ausweisung der Mehrwertsteuer. Das sieht nämlich folgendermaßen aus (anklicken zur Großansicht, persönliche Daten ausgebalkt):

Rundungsfehler in Amazon.de-Rechnung

Das ist noch nicht mal ein Rundungsfehler, das ist schlicht und einfach Mist. Der Nettobetrag von 32,98 Euro ist abzüglich der gesetzlichen Mehrwertsteuer von 19 % genau 27,71 Euro und nicht die auf die Rechnung gedruckten 27,72 Euro. Demzufolge ist auch die ausgewiesene Mehrwertsteuer von 5,26 Euro nicht richtig, denn das müssten 5,27 Euro sein. Kann man alles in meinem UStER nachrechnen, wobei ich zugeben muss, dass ich nach dem ersten Verdutztsein auch erst mal prüfen musste, ob nicht vielleicht UStER falsch rechnet …

Das ist vielleicht für den Privatkunden alles nur Pillepalle, aber so kann ich als Gewerbetreibender diese Rechnung nicht in meine Buchhaltung geben – die Rechnung ist schlicht falsch und musste deshalb soeben beanstandet werden. Die Dame am Telefon sah zwar die exakt gleichen Zahlen auf ihrem Bildschirm, glaubte mir dennoch nicht (die Benutzung eines Taschenrechners ist wohl zu viel verlangt), versprach aber, das der Rechnungsstelle weiterzuleiten. Die sich vermutlich jetzt ein Loch in den Bauch freuen wird.

In Sachen Lieferantenrechnungen habe ich inzwischen ein dickes Fell. Dass mitunter einige Gewerbetreibende mehr oder weniger darüber wissen, wie man ein korrekte Rechnung verfasst, ist eine Sache. Eine ganz andere Kategorie von Rechnungsmängeln sind Rechenfehler. Gut, einen falschen Posten erwischen oder die Mengenangaben verhudeln, das kann jedem einmal passieren. Bei falscher Berechnung der Mehrwertsteuer wird es dann aber wenig lustig, denn falsche Mehrwertsteuerbeträge sind nicht so ganz einfach zu verbuchen. Dass es aber ausgerechnet bei Amazon.de bei der Mehrwertsteuerberechnung klemmt, ist erstaunlich.

Sprich: Ich werde jetzt sicherheitshalber mal Amazon.de-Rechnungen nachprüfen.

Addendum: Ja, es ist die luxemburgische Amazon-Tochter, das ist richtig. Allerdings ist auf der Rechnung eine deutsche Umsatzsteuer-ID angegeben, demzufolge weist diese Tochter (mutmaßlich) bei Warenbestellungen in Deutschland Umsatzsteuer aus und führt diese dann entsprechend auch in Deutschland ab. Auch die darunter angegebene Steuernummer lässt auf eine deutsche Steuernummer schließen, zumindest das Präfix 040 deutet auf das Finanzamt Saarbrücken.

Buchhaltung, Level 2.

Meine Selbstständigkeit jährt sich im Mai zum vierten Mal und jetzt mal Betriebsinterna: Ich habe tatsächlich diese vier Jahre Selbstständigkeit und auch die Jahre davor, in denen ich eine (von meinem damaligen Arbeitgeber genehmigte) Nebentätigkeit betrieb, meine Buchhaltung ausschließlich in Excel durchgeführt. Das war anfangs nicht wirklich hübsch, aber so eine Excel-Tabelle hat den Vorteil, dass man das ja immer weiter „veredeln“ kann, wenn Zeit ist. Hier mal eine hübsche Übersicht, da ein immer aktueller Umsatzreport, dort eine Seite, die alle Angaben für die Steuererklärung auswirft und nicht zuletzt eine genaue Umsatzsteuerübersicht, um die Rücklagen für die Umsatzsteuer möglichst taggenau zu haben.

Und auch wenn meine Excel-Tabelle richtig rechnet – irgendwann geht das nicht mehr. Ich habe letztes Jahr die bisherige Hürde von 120 Buchungen im Jahr deutlich gerissen und da ist vor allem die andere Seite eine immer größere Last – die Fakturierung. Rechnungen habe ich nämlich ebenfalls bis dato mit Microsoft Office gestellt und hatte dazu eine Word-Vorlage. Das aber wird im Laufe der Zeit eine richtige Quälerei, wenn man irgendwann mehr als zehn Kunden hat, die regelmäßige Rechnungen bekommen sollen. Man macht vieles an Arbeit doppelt und dreifach und hat dennoch immer das dumpfe Gefühl in der Hirnrinde, irgendwo Dinge zu übersehen und zu vergessen.

Klar war auch für mich, dass die Zukunft von Buchhaltung bei mir nur im Zusammenspiel mit Faktura daherkommen kann und ich Standardware brauche. Wenn ich mit etwas nicht experimentieren kann, ist es Buchhaltung und Rechnungsstellung. Das muss sofort und nahtlos laufen und es muss vor allem so laufen, dass es sich an meine Bedürfnisse anpasst und nicht umgekehrt. Das gilt vor allem für die Rechnungen, die ich ausstelle, denn was ich wirklich abgrundtief hasse, sind vorgefertige Rechnungsformulare oder Standardansichten. Ich kann Leuten nicht erklären, wie man einfach im Web kommuniziert und mit einer unlesbaren Fabrikrechnung und Teilenummern daherkommen.

Nach einem kurzen Ausflug mit der Testversion von „WISO Mein Büro“ landete ich bei „Lexware Büro Easy“. Erstere ist zwar deutlich hübscher in der Ansicht, allerdings ist der Vorlagenmanager ein echter Graus … so von wegen Karomuster und Objekte mit Anfassern zurechtfriemeln. Das ist 1990er Jahre. Lexware Büro Easy ist zwar von der Oberfläche her altbackener, bietet aber bei der Erstellung einer Rechnung die Möglichkeit, die Rechnungsobjekte in ein Word- oder LibreOffice-Dokument auszugeben. Hat man eine eigene Word-Vorlage, kann man diese mit den entsprechenden Variablen versehen und siehe da – die Rechnung kommt im Word-Dokument daher, lässt sich ausdrucken, mit E-Porto versehen oder als PDF-Dokument ausgeben. Der Arbeitsaufwand hierfür: Phänomenale zwei Stunden.

Was wiederum bei allen Produkten in der Preisklasse ätzend ist, ist die Anlage des Warenbestandes und die eigentliche Buchhaltung. Warenbestand? Den müssen sich viele Selbstständige erst einmal aus vergangenen Rechnungen zusammensuchen, ebenso die Arten und Kategorien für Buchhaltung und Belege. Und dann noch die Lernkurve, dass man in einer Excel-Tabelle auch nachträglich natürlich alles abändern kann, eine echte Buchhaltungssoftware aber nicht löscht, sondern korrigiert und das hübsch ins Logbuch verzeichnet … die ersten Stunden mit Nachbuchen eines bestehenden Buchungsbestandes sind unschön.

Jetzt aber, nun läuft es. In Sachen Umsatzberichte bin ich zwar immer noch so dumm oder klug wie bisher, aber immerhin funktioniert jetzt die Rechnungsstellung so, wie ich mir das vorstelle und die Buchhaltung macht sich zum großen Teil nebenher.

Zahlungsziele: Wann darf’s denn sein?

Lydia hat auf Facebook eine interessante Diskussion aufgeworfen: Wie kommen wir Selbstständige eigentlich an das Geld, das uns zusteht? Sprich: Das wir in Rechnung stellen und der Kunde nun am Zuge ist, diese Rechnung auch zu bezahlen. Da will ich mal meine Gedanken ausführlicher in den Raum stellen. Zuallererst: Mein Weg ist mein Weg. Ich nehme niemanden dafür in Haftung oder kritisiere ihn dafür, wie er das mit der Rechnungsstellung handhabt. Unter Handelnden gibt es da eh wenig Grundlage, im Nachhinein zu meckern, wenn man sich nicht vorher darüber verständigt hat.

Ich handhabe es mit meinen Rechnungen (wenn es keine gesonderte Absprache gibt) relativ einfach, ich gebe in meinen Rechnungen nichts explizit vor, wie und wann meine Rechnung zu bezahlen ist. Damit gilt: Die Rechnung ist sofort fällig und muss eigentlich auch unverzüglich bezahlt werden. Es gibt keine gedrucktes „Die Rechnung ist zahlbar bis sowieso“ und es gibt auch keinen Skonto bei mir. Wird die Rechnung auf absehbare Zeit nicht beglichen, mache ich eine Ansprache und eskaliere.

Der Grund ist relativ einfach: Wenn ich eine Rechnung stelle, ist für gewöhnlich entweder eine Leistung getan worden oder eine Leistung ist unmittelbar von der Zahlung abhängig. Sprich: Ich habe keine Geschenke empfangen bzw. empfange keine und deshalb habe ich auch erst einmal nichts zu verschenken. Auf eine Leistung folgt eine Gegenleistung und da gilt das, was anfangs vereinbart ist. Als Lieferant einer Ware oder Dienstleistungen gebe ich den Tarif vor und für den stehe ich dann auch.

Ein Skonto ist für mich zuerst einmal ein Werkzeug, keine Gefälligkeit. Skonti ist da unabdingbar, wo effektiv einzunehmendes Geld sofort wieder refinanziert werden muss und die Kasse flüssigbleiben soll oder man möchte, dass viele gestellte Rechnungen aus Buchhaltungsgründen möglichst schnell bezahlt werden sollen. Damit Skonti nicht peinlich wirken, verbindet man sie normalerweise mit erweiterten Zahlungszielen, wenn man eben das Skonto nicht in Anspruch nehmen will. Im Normalfall gewährt man dem Zahler also zum Beispiel ein Zahlungsziel von 14 Tagen und gewährt einen Skonto dann, wenn das Geld innerhalb von sieben Tagen auf dem Konto eingeht. Ein Skonto „bei sofortiger Zahlung“ wiederum ist gefährlich, weil „sofort“ unter Umständen weit definiert werden kann und man als Rechnungssteller sicherlich angenehmere Situationen heraufbeschwören mag, als mit einem komplizierten Kunden darüber zu diskutieren, ob seine skontierte Zahlung nun sofort getan wurde oder doch mit drei Tagen Verzug.

Nutzt man Skonto nur dafür, um den Kunden zu erziehen (was eh mehr das Prinzip Hoffnung ist), dann ist das entweder verschenktes Geld oder man addiert auf den fertigen Preis heimlich den Skontobetrag auf, um diesen dann feierlich abzuziehen. Das ist nicht mein Ding, davon halte ich persönlich gar nichts. Wenn mir Skonto gewährt wird, zahle ich zwar auch sofort den Betrag, aber vor allem genau aus diesem Grund: Ich fühle mich erst einmal etwas über den Tisch gezogen, weil ich natürlich damit rechne, dass der Skontobetrag im Rechnungsbetrag schon eingepreist wurde (wenn man mir nicht glaubhaft das Gegenteil erklärt). Für gewöhnlich mag ich aber solche Spielchen nicht und verziehe zumindest eine Augenbraue dabei.

Wie man sich durch Lizenznehmer die eigene Marke kaputtmachen lässt.

Von Berufswegen beschäftige ich mich viel mit Markenpflege, in Neudeutsch Brand Building geschimpft. Das Pflegen einer Marke hat viel mit dem Zusammenspiel zwischen Kopf, Bauch und (Sitz)Hintern zu tun und nur wenn man ein Gefühl dafür entwickelt, wie diese drei Organe bei jedem Kunden individuell am sinnvollsten zusammenspielen, kommt man überhaupt erst einmal in die Situation, eine Marke pflegen zu können. Schafft man das nicht, entwickelt man sie im einfachsten Fall nicht weiter, beschädigt sie aber normalerweise.

Ist man als Unternehmer in der glücklichen Situation, alleinig über seine Marke herrschen zu können, ist das alles kein sonderlich großes Problem. Man hat entweder Mitarbeiter, die auf Kopf, Bauch und Hintern hören oder beschäftigt eine (oder mehrere) Agentur/en, die die Markenpflege betreiben oder zumindest für die PR davor und dahinter sorgen.

Moderne, weit verzweigte Unternehmen denken da anders: Sie pflegen zwar die Marke für ein einheitliches Erscheinungsbild, haben aber das Unternehmen mehr oder weniger weit verzweigt. Ein solches Unternehmen ist die Shell AG. Das ist das warm wirkende Mineralölunternehmen mit den Farben Gelb und Rot und der Muschel im Firmenlogo. Sicherlich einer der stärksten und bekanntesten Marken, die es global gibt.

Das Mineralölbusiness lebt sehr stark von Sympathien, Farben und Menschen. Letztendlich produzieren alle Treibstoffe nach Normen, die weitgehend alle miteinander vergleichbar sind und meist auch aus den gleichen Raffinerien stammen. Um nun Kunden zu binden, muss man seine Marke hegen und pflegen, den Menschen mit immer neuen Ideen bekannt machen und im Gedächtnis bleiben. Das macht man vornehmlich mit guten, zuverlässigen Produkten und einem guten Service.

Einer der vielen Serviceleistungen von Shell ist es, im Shop neben Schokoriegeln, Getränken und vielem Krimskrams auch Kohlensäurepatronen anzubieten. Das sind Patronen, mit denen sich Wasseraufbereitungsgeräte bestücken lassen, die dann zu Hause auf Wunsch literweise Wasser mit Kohlensäure vermengen und auf diese Weise erfrischende Sprudelgetränke produzieren. Ist die Patrone leer, bringt man diese zu einer Shell-Tankstelle und bekommt für Geld eine neue, gefüllte Patrone.

Nun funktioniert das bei vielen Shell-Tankstellen leidlich gut. Viele der teilweise miserabel geschulten Mitarbeiter müssen erst einmal suchen, weil sie solche Patronen nicht oft verkaufen. Geschenkt. Diesen Mangel in Sachen Schulung stopfe ich seit zehn Jahren gern, immerhin weiß ich bei allen Shell-Tankstellen im Pforzheimer Raum schon, wo die Austauschzylinder hinter den Kulissen gelagert werden. Letzte Woche war das Problem dann schon hartnäckiger, denn am Sonntag vor einer Woche waren die Patronen in der Warenwirtschaft der Kassen nicht mehr aufzufinden.

Vier Shell-Tankstellen hatten zwar die Patronen alle vorrätig, konnten sie aber nicht verkaufen. Ein Sonntag ist da noch ein zusätzliches Problem, denn die Chefs der Tankstellen sitzen alle zu Hause, sind nicht erreichbar und die schichtführenden Mitarbeiter allesamt wenig talentiert, grundsätzlich genervt und auch nicht sonderlich kooperativ.

Also: Bei vier Shell-Tankstellen gab es keine Austauschpatrone. Deshalb schrieb ich eine Mail an den Kundenservice der Shell AG. Nicht übermäßig freundlich, sondern direkt und verbindlich, allerdings auch nicht persönlich beleidigend.

Die Ergebnisse dieser Anfrage sind bezeichnend:

  • Es kam sofort nach Empfang der Nachricht eine Mitteilung eines Autoresponders. Das „Shell Business Service Centre“ im polnischen Zabierzow meldet, dass die „Anfrage erhalten wurde und umgehend bearbeitet wird“. Ferner wurde „diese Nachricht systemseitig generiert“ und man möge bitte nicht auf die Nachricht antworten. Warum darf man das eigentlich nicht, wenn es denn jemand tatsächlich wollte? Kein Postfach mehr frei?
  • Am Dienstag kam eine Mail von der obigen Stelle, die „handelnd im Namen und für Rechnung der Shell in Deutschland“ agiert, tatsächlich sogar mit einer „Korrespondenzadresse“ in Hamburg. Anbei erhalte ich „die Bestätigung der Annahme meiner Beschwerde“ in Form einer PDF-Datei. Man bedaure dies und das, danke für meine Mitteilung, die nur so die Möglichkeit böte, den Service und die Qualität zu verbessern. Man müsse jedoch mitteilen, dass „wir“ (Shell? Business Centre? Polen? Mitarbeiter?) auf den geschilderten Sachverhalt nur bedingt Einfluss habe, da „dieser Bereich der alleinigen Entscheidung unserer Tankstellenpartner“ unterliege. Man würde aber den Hinweis an den zuständigen Außendienst der Stationen weiterleiten, der sich ggf. mit mir in Verbindung setzen würde. Man hoffe (tatsächlich… man hofft!), dass mir schnellstmöglich der gewohnte Service geboten wird. „In der Hoffnung, dass es zukünftig keine weiteren Beanstandungen geben wird“, freue man sich, mich auch weiterhin auf deren Shell Stationen zu begrüßen.
  • Reaktion nach dieser Nachricht: Erwartungsgemäß Null.

Die Hoffnung, mich weiterhin auf Shell Stationen zu begrüßen, ist schon aus mehreren Gründen eher unwahrscheinlich:

  1. Niemand hat mich je auf einer Shell Station begrüßt.
  2. Shell interessiert sich für die Probleme seiner Kunden keinen wirklichen Deut. Der billige Standardtext konterkariert sich in seiner Formulierung selbst, es wird nicht entschuldigt, sondern nur bedauert, es gibt keinen Versuch der Kulanz oder zumindest des Versuches einer konkreten Lösung und die Rückmeldung eines Verantwortlichen wird höchst vage in Aussicht gestellt, aber schon durch den nächsten Satz mit der „Hoffnung auf besseren Service“ bizarr infrage gestellt.
  3. Shell interessiert sich nicht dafür, was seine Lizenznehmer für Mist bauen, kann diese offensichtlich auch nicht dahingehend kontrollieren und überlässt es demnach seinen Lizenznehmern, in Ruhe die Dachmarke zu ruinieren.

Sprich: Mein Problem ist immer noch ein Problem. Shell vor Ort hat es nicht gelöst, der Mutterkonzern zuckt mit den Schultern und schiebt das Problem ungalant einfach weiter, bedankt sich aber zumindest dafür, dass er mit den Schultern zucken durfte.

Guten Tag, Frau Schmidt.

In Pforzheim hatten wir lange Zeit an einer exponierten Stelle eine Person, die mit einer kleinen Geste eine gewisse Berühmtheit erlangt hat. Ich rede hier von keinem Prominenten, Politiker, Schauspieler, ehemaligen Profiboxer oder Selbstdarsteller, sondern von einer Kassiererin beim örtlichen Saturn. Da ist man es ja bisweilen gewohnt, die mitunter dümmsten Menschen an der Kasse anzutreffen, denen es offenkundig schon große Schmerzen bereitet, ein „Hallo“ oder „Auf Wiedersehen“ herauszuknurren und beim Tippen auf der Tastatur lieber auf den fein lackierten Fingernagel zu achten als darauf, ob vielleicht nicht etwas mehr Menschlichkeit mehr für die eigene Sympathie tun könnte, als gelangweilt die Stunden abzusitzen.

Jedenfalls … vor einigen Jahren saß da eine Dame mittleren Alters an der Kasse, immer adrett frisierter Lockenkopf, sonore, freundliche Stimme. Und sie verblüffte dadurch, dass sie bei Kartenzahlungen einen Blick auf den auf der Karte eingeprägten Namen verschwendete und dann Karte und Quittung mit dem Satz präsentierte, dass doch bitte ich, Herr Karadeniz, noch mein Autogramm auf die Rückseite der Quittung  geben mag. Nicht weiter diskutabel, dass ihre Kasse die meistfrequentierte Kasse war und zweifellos diese Geste die Basis einer Kundenbindung gewesen sein dürfte, die tausend Prospekte nicht schaffen.

Auch wenn die Dame schon längst nicht mehr bei Saturn an der Kasse arbeitet (und meiner Ansicht nach problemlos einen erheblich besseren Job gefunden hat), kann man in Pforzheim auch heute noch im Smalltalk mit Anderen die Dame und ihre Art, Kunden an der Kasse mit Namen anzusprechen, erwähnen und viele können sich an die Frau erinnern. Es ist so herzlich einfach, dass es schon wehtut: Da musst du eigentlich nur an die Kasse sitzen und beim Bezahlvorgang etwas mehr Gehirnschmalz einsetzen, als notwendig und du schaffst eine phänomenale Stimmung und einen nachhaltigen Erinnerungswert.

Und das klappt umgekehrt auch hervorragend überall da, wo Menschen an Schaltern und Kassen Namensschilder tragen. Kurz auf das Namensschild gespickt und anstatt eines einfachen „Guten Tag“ ein „Guten Tag, Herr Schmidt“. Jeder Mensch hört seinen Namen am allerliebsten und erwidert so eine Ansprache auch. Im einfachsten Fall mit ehrlicher Verblüffung, im besser erzogenen Fall mit dem Versuch, den Namen von dir zu erhaschen und im perfekten Fall mit einer Begrüßung und einer verbundenen Frage, wie denn der eigene Name lautet. Und dann wird der Name nicht mehr vergessen und vor allem die Kundschaft im Haus zementiert.

Probiere das mal aus, es wirkt Wunder.