Jahresablage 2008.

Ich gebe zu, in Sachen Ablage war ich jahrzehntelang eher nicht zu gebrauchen. Wie jeder junge Mensch hatte ich einen Aktenordner für die erste, von der Sparkasse aufgedrückte und naturgemäß völlig unbrauchbare Lebensversicherung und für den Freistellungsauftrag und dann kam lange Zeit nichts mehr. Wohl aber kamen die um solche Dinge herumschwirrenden Papiere, die dann diversen Wegen folgend nahezu überall ein Zuhause in meinen Habseligkeiten fanden.

Heute bin ich kurz davor, eine Ehrendoktorwürde für die private Aktenablage zu erhalten, worauf ich ernsthaft stolz bin. Ein Bekannter, ausgebildeter Verwaltungsfachwirt und damit so etwas wie ein diplomierter Aktenabhefter (Eigenaussage), gratulierte mir unlängst zu dem sortiertem Haufen Papier und meinte, dass er das nicht besser machen würde. Von solchen Leuten eine solche Anerkennung zu erhalten, ist Gold wert, denn Verwaltungsfachwirte leiden unter dem Klischee, ihre Emotionen gut unter Kontrolle zu halten und mit Lob sparsam umzugehen. Und sie wissen, was für eine verdammte Drecksarbeit es ist, Aktenberge zu kartografieren.

Dumm ist, dass ich auch heute noch immer wieder Altlasten finde. Diese sind zwar schon lange aus der akuten Zeitbombengefahr draußen und ich will anmerken, dass ich beim Zahlen von Rechnungen penibel bin und eine reine Weste in Sachen Zahlungsmodalitäten habe, dennoch ist das jedes Mal ein Ärgernis, weil ich dann schon wieder Aktenzuordnungen abändern muss. Heute ist mir beispielsweise eine Versicherungspolice in die Hände gefallen, die noch aus Zeiten stammte, in denen ich gar nicht wusste, für was eine Versicherungspolice eigentlich gut ist und die ich seit mindestens zehn Jahren immer mal wieder suchte. Fand sich im Aktenordner mit den Mathematik-Arbeitsblättern aus meiner Grundschulzeit, die ich aus Gründen reinem Fetisch noch besitze. Die Versicherung ist zwar schon längst beitragsfrei gestellt und besitzt auch nur ein bescheidenes, angespartes Guthaben, das von der Versicherung offenbar auf einem Tagesgeldkonto mit komatösem Zinssatz gehortet wird, aber immerhin ist das Geld, was ich planmäßig im Jahre 2039 zu erhalten habe (wenn ich nicht vorher das Ding bei eBay verchecke) und da macht sich der Besitz der korrespondierenden Versicherungspolice gar nicht so schlecht.

Sinnfreie Ablage.

Das Jahresende steht an und das ist eine gute Gelegenheit, wieder einmal Ablage zu machen. Es türmen sich rund 800 Seiten abzuheftendes Papier und das ist eine Zeitverschwendung ohne Vergleich. Wenn ich elektronische Dokumente speichere, dann lege ich diese in ein Verzeichnis und gut ist. Papierne Dokumente muss ich nach Datum sortieren, lochen, abheften. Das ist sowas von daneben, ich könnte das Fenster aufmachen und meinen Frust herausbrüllen, wenn sich die nette, alte Dame von gegenüber nicht sofort darüber wundern würde.

Ein wirklich ätzendes Abheftwerk ist eine Wertpapiervermögensverwaltung, die ich bis Anfang des Jahres hatte. Gut, sie war nicht wirklich die schlechteste Vermögensverwaltung für Menschen mit einem Vermögen unter einer Million Euro, allerdings haben die es fertiggebracht, jeden Kauf und Verkauf von Wertpapierposten mit einem Brief zu quittieren. Im Laufe von rund zwei Jahren sind allein hier sage und schreibe rund 1.200 Seiten Papier zusammengekommen und das bei einer Gesamtrendite von rund 2 %. Das hätte ich mit einem Sparbuch genauso hinbekommen und mir die Abhefterei gespart, nun muss ich den Krampf auch noch ein paar Jahre aufheben, weil es steuerrechtlich relevant war.

Ich bin Verfechter des papierlosen Büros. Ich habe es meinen Kollegen unter Gewaltandrohung untersagt, mir gelbe Zettelchen oder sonstige Papierchen an den Monitor zu heften oder auf die Tastatur zu legen, sondern lege Wert darauf, dass Rückrufe und andere, zu erledigende Dinge per Outlook-Aufgabe geschickt werden oder zumindest papierne Aufträge eine korrespondierende Outlook-Aufgabe haben. Der Vorteil ist schlicht, dass ich in so eine Aufgabe den aktuellen Status niederschreiben kann. Das nützt mir als Gedächtnisstütze, aber auch dem Absender der Aufgabe.

Ähnlich ist es bei einer elektronischen Ablage, denn findet diese mit lesbaren Daten oder einem professionellen OCR-Scanning und Tagging statt, ist so eine Ablage Gold wert. Mit einer einfachen Volltextsuche öffnet sich so ein Schatz per Knopfdruck, ist verhältnismäßig einfach zu sichern und die elendige Sortiererei übernimmt der Kollege Computer, der das sowieso viel schneller und genauer kann.