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(Gleich eine Vorwarnung an den geneigten Leser: Ein technischer, spezieller Artikel zu Google Apps und E-Mail-Migration. Darf man gern bis zum Ende lesen, wenn man sich dafür interessiert, muss man aber nicht, wenn nicht. )

Nachdem ich nach RSS-Reader, Kalender und Kontaktedatenbank alle mir wichtigen Organisationsdinge in die “Cloud” bei Google eingebracht habe und das alles sogar zuverlässig mit dem iPhone synchronisiert, war es nun mehr als notwendig, dass das älteste Relikt meiner Online-Identität diesen Weg ebenfalls geht – die gute, alte E-Mail.

Bis dato habe ich E-Mails per IMAP abgerufen, sowohl auf dem PC, als auch auf dem Notebook und dem iPhone. Das ist insofern praktisch und brauchbar, weil ich E-Mails nicht überall herunterladen muss, sondern quasi in die Mailbox hineinschauen kann. Wirklich heruntergeladen habe ich E-Mails traditionell immer nur am heimischen PC, auf dem ich dann alle ein- und ausgehenden E-Mails nach Jahrgängen archiviert. Technisch also alles kein Problem. Allerdings organisationstechnisch.Das Problem ist nämlich immer wieder, dass ich am Notebook auf ältere E-Mails zurückgreifen müsste, das aber nicht kann, weil die eben auf dem PC liegen. Sicherlich, ich kann den PC per Wake-on-LAN hochfahren, mich remote einloggen und das tun, was getan werden muss, aber es ist umständlich.

Ein zusätzliches Thema bei einer Migration: Der Umfang meiner Mailarchive. Die gehen zurück bis 1997, enthalten rund 45.000 E-Mails und belegen knapp einen Gigabyte an Speicherplatz. Früher einmal war das eine Herausforderung, heute ist das eher eine Bürde. Denn 1 Gigabyte lässt sich in jeder modernen Festplatte bequem einbunkern, allerdings hat das Archivieren solcher E-Mail-Berge ganz andere Anforderungen: Lesbarkeit der Archive, Durchsuchbarkeit und vor allem Datensicherung. Ich schlenkere Mailarchive auf meiner normalen Festplatte herum, auf meiner NAS und sicherheitshalber nochmal auf einem externen Datenträger. Das ist alles schön und gut, aber im Cloud-Zeitalter einfach Käse.

Google Apps als Lösung.

Der Einsatz von Google Apps war schon seit langem eine Überlegung und wurde jetzt einfach dringend notwendig. Die Gründe dafür liegen auf der Hand: Google ist zuverlässig, Google ist flott, Google hat alle notwendigen Dienste und Google Apps kostet mich für meinen Bedarf nichts. Tatsächlich: Nichts. Denn Google Apps ist in der Basisfassung mit 10 (bis Ende der ersten Maiwoche noch 50) User-Accounts und jeweils 7 GB (anwachsendem) Speicherplatz kostenlos. Also: Tun!

Die zentrale Entscheidung ist erst einmal, zwischen dem kostenpflichtigen “Google Apps for Business” und dem einfachen “Google Apps” zu unterscheiden. Der Link hier führt zur kostenlosen Version. Dort geht es dann mit einem Klick auf den Erste-Schritte-Buttons sogleich los.

Neben den Kontaktdaten (das kann eine Firma sein, aber eben auch eine Einzelperson) sind vor allem zwei Dinge wichtig. Die Domain, unter der man später Mailadressen einrichten möchte und die Anlage eines neuen Google-Accounts. Es ist dabei tatsächlich ein neuer Google-Account notwendig, bestehende Google-Accounts können aus administrativen Gründen nicht benutzt werden. Und hier gibt es in vielen Fällen auch schon ein Problem, wenn nämlich die gewünschte Adresse für diesen neu einzurichtenden Google-Account schon für den bisherigen genutzt wird. Ist das der Fall, muss tatsächlich für den bisherigen Google Account eine andere Mailadresse gewählt werden, um die entsprechende Adresse dann für den neu einzurichtenden Google-Account zu nutzen.

Exkurs: Ein Google-Account oder lieber zwei?

Auch eine Sache, die man sich vorher überlegen muss: Nutzt man bereits Google-Dienste und möchte diese aus bestimmten Gründen weiterhin auf dem bisherigen Google-Account beibehalten (was Sinn machen kann, wenn man z.B. den Google-Apps-Account geschäftlich nutzen möchte), gibt es die Möglichkeit, sich mehrfach einloggen zu können. Aktiviert man diese Möglichkeit im bisherigen Google-Account, kann man sich demzufolge mit einem weiteren Google-Account einloggen und hat dann rechts oben im Browserfenster, dort wo die Mailadresse steht, mit der man aktuell eingeloggt ist, die Möglichkeit, schnell per Auswahl den anderen Account auszuwählen. Funktioniert nach meinem Test in vielen Google-Diensten, aber leider nicht in allen. Es macht also Sinn, sich ggf. tatsächlich über eine vollständige Migration der wichtigsten Dienste Gedanken zu machen, ganz unten gibt es einige Gedanken dazu.

Das Dashboard.

Zugegeben – wer es bisher gewohnt ist, dass Google-Dienste absolut einfach sind und ohne Denken funktionieren, der könnte bei Google Apps enttäuscht werden, denn es ist Mitarbeit gefragt. Benutzer müssen angelegt werden (natürlich nur, wenn man mehr als einen Benutzer einrichten möchte), und später muss für die Domain, die man für Mails nutzen möchte, auch die MX-Einträge geändert werden. Das ist nicht jedermanns Sache und die Google-Hilfe ist, sagen wir mal so, ausbaufähig. Der Hilfe-Assistent ist soweit brauchbar, allerdings muss man wissen, was man tut und das DNS sollte man auch kennen. Und leider muss man bei vielen Hilfe-Themen auf englischsprachige Artikel zurückgreifen, weil es an vielen Stellen keine deutsche Übersetzungen gibt.

Ansonsten, wenn es um einen einzigen Benutzer geht, sind die Einstellungen soweit schon mal brauchbar.

In Sachen Migration übrigens eine Empfehlung: Ruhig mal anfangen, sich in Google Apps umzuschauen, ohne gleich die eigene Domain auf Google Apps zu drehen. Das ist erst dann erforderlich, wenn man auch tatsächlich E-Mails dort live empfangen möchte. Zum Umschauen ist das noch nicht notwendig und auch noch nicht dann, wenn man Mailarchive importieren möchte. Und wer unbedingt schon mal den Empfang testen möchte, kann auf die segensreiche Möglichkeit der Test-Domain zurückgreifen, die Google Apps bei der Einrichtung automatisch anlegt (ist dann im Dashboard genau beschrieben).

Mail in Google Apps.

Wer bisher schon Google Mail genutzt hat, wird den Mail-Client kennen, denn es ist das Google-Mail-Frontend. Und Google Mail besitzt bekanntlicherweise auch eine Möglichkeit, per IMAP-Protokoll kontaktiert zu werden, so dass über diesen Weg auch bestehende Mailarchive importiert werden können (IMAP-Einstellungen gibt es in der Hilfe). Für die Outlook-Benutzer gibt es übrigens den angenehmen Nebeneffekt, dass es hier einen eigenen Importer gibt und auch der Import von PST-Postfachdateien funktioniert. Alle anderen Mailbenutzer müssen, wenn sie Mailarchive importieren möchten, den Weg über IMAP gehen.

Der IMAP-Transfer funktioniert, ist allerdings langsam. Sehr langsam. Für rund 75 % meiner Mails – das sind bis jetzt rund 35.000 E-Mails – habe ich rund 10 Stunden gebraucht und es sei angemerkt, dass das nur rund 250 MB Datentransfer war! Der Import größere Mailarchive ist also eine sehr zeitintensive Geschichte und es macht Sinn, durchaus zu überlegen, ob man wirklich alle E-Mails importiert haben möchte.

Ansonsten bietet IMAP alle Annehmlichkeiten, die man beim Archivieren haben kann, vor allem nämlich die Anlage von Unterordnern. Ich habe dazu im Archiv meines Postfaches einfach Unterordner mit der entsprechenden Jahreszahl angelegt und darin jeweils einen Ordner für Posteingang, Postausgang und jeweils für Mailinglisten. In die habe ich dann die entsprechenden Mails aus meinen Mailarchiven kopiert.

Im Google-Mail-Frontend, das bekanntlicherweise nicht mit Ordnern, sondern mit so genannten Labels arbeitet, erscheinen diese Unterordner dann alle im Format “Archiv/(Jahreszahl)/Eingang” und sind in der Label-Ansicht auch nicht verschachtelt, da Labels nicht verschachtelt werden können. Aus der Navigationsansicht bekommt man die vielen Labels übrigens problemlos ausgeblendet, dazu einfach den Link “Labels verwalten” anklicken und ausblenden.

Und noch eine Eigenart, die das Labeling mitbringt: Vorsicht mit der Möglichkeit, Mails mit mehreren Labeln zu versehen. Die erscheinen dann nämlich in der IMAP-Ansicht tatsächlich in den entsprechenden Ordnern mehrfach. Und auch Vorsicht mit E-Mails, die gar kein Label besitzen, wie sie normalerweise im Posteingang nach dem Empfang erscheinen. Die kann man zwar problemlos mit Labels versehen – nur wenn man das nicht macht, wird man sie, wenn man sie wegsortiert, kaum mehr finden, da Google Mail zwar eine Suchfunktion für Mails mit Labels bietet, dummerweise aber kein Suchkriterium kennt, um Mails zu finden, die kein Label tragen.

Empfehlung meinerseits, von einem alten Backup-Hasen: Do not delete your Backup. Auch wenn der Import der Mailarchive funktioniert, sollte man seine lokalen Mailarchive nicht löschen. Vielleicht gefällt einem Google Apps nicht, vielleicht geht etwas beim Import schief, vielleicht löscht man aus Versehen ein Verzeichnis in der Cloud (was wirklich Datenverlust bedeutet) und da ist ein lokales Backup die beste und einzige Lebensversicherung. Ich habe es hiermit gesagt!

Migration des Google Reader, Google Calendar und Google Contacts

Bei der Migration von Google Diensten ist leider Handarbeit gefragt. Bei all diesen drei Diensten, die ich bisher einsetze, müssen die Inhalte jeweils im bisherigen Google-Account exportiert und im neuen Google-Account wieder importiert werden. Das ist insofern problemlos, allerdings gehen beim Google Reader die Trend-Informationen, die während der Nutzung des Google Readers entstehen, verloren, da diese nicht ex- bzw. importiert werden. Ärgerliches, kleines Manko.

Beim Google Calendar gibt es zudem noch Pflegeaufwand, wenn in einem Konto noch zusätzliche Kalender abonniert sind oder gemeinsame Kalender mit anderen Benutzern geführt wird. Hier macht es Sinn, im alten Google-Account zunächst die Mailadresse des neuen Google-Accounts hinzuzufügen und sich dann mit dem neuen Google-Account einzuloggen, um die gemeinsamen Kalender auch dort verfügbar zu haben.

Migration und externe Clients

Was man bei der Anlage eines neuen Google-Accounts und einer eventuellen Migration von Diensten auch berücksichtigen muss: Überall, wo man Google-Dienste bisher verwendet hat, müssen nun die neuen Google-Account-Daten hinterlegt werden, also z.B. auf Smartphone, iPad etc. und dort dann auch in eventuelle Apps, die Google-Dienste nutzen. Funktioniert hier zwar alles weitgehend reibungslos, ist aber auch Zeitaufwand.

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Über Facebook kann man schimpfen und sich ärgern – in einer Sache ist es jedoch sehr brauchbar: Beim Geburtstagsmanagement. Ich sammle zwar bei den mir wichtigen Kontakten deren Geburtstage in meiner Adressverwaltung, dort findet sich aber nicht automatisch jeder, den ich auch in Facebook als Freund habe. Menschen in Facebook zu gratulieren, ist auch nicht schlecht, aber man merkt es halt eben erst dann, wenn man auch tatsächlich in Facebook schaut, wer heute Geburtstag hat (oder sich per E-Mail benachrichtigen lässt). Was aber auch geht, wenn man einen Kalender einsetzt, in dem man externe Kalender per iCal einbinden kann: Die Facebook-Geburtstagsliste abonnieren. Und das geht, wenn man weiß, wohin man zu gehen hat.

1. Die Liste der Geburtstage seiner Freunde findet man in Facebook von der Startseite aus. Dort gibt es links den Punkt “Veranstaltungen”.
2. Klickt man auf “Veranstaltungen”, gibt es als Unterpunkt unter anderem den Punkt “Geburtstage”. Da drauf klicken. Die Liste der Geburtstage erscheint. Diese Seite bis ganz nach unten scrollen, dort gibt es dann einen Link namens “Geburtstage exportieren”.
3. Ein Klick auf den Link öffnet ein Fenster, auf dem sich dann der iCal-Link befindet.

Falls auf dem Rechner eine iCal-fähige Anwendung installiert ist und der Webbrowser dann auch etwas mit der Dateiendung anfangen kann (Outlook kann das beispielsweise), wird der Kalender automatisch dort abonniert. Aber auch mit dem Google Calendar funktioniert der iCal-Kalenderabonnement problemlos:

1. Die ersten drei Schritte des obigen Vorgehens.
2. Im Fenster mit dem iCal-Link nicht auf den Link klicken, sondern den Link in die Zwischenablage kopieren.
3. Im Google Calendar links bei der Auflistung der verschiedenen Kalender unten auf den kleinen Link namens “Hinzufügen” klicken und als Option “Über URL hinzufügen” wählen. Die Option, dass dieser neue Kalender öffentlich zugänglich sein soll, selbstverständlich nicht anhaken.
4. Im erscheinenden Fenster in die Textbox einfach den Link, der sich in der Zwischenablage befindet, einkleben, auf “Kalender hinzufügen” klicken, einen Moment die Synchronisation abwarten und gut. Unter dem Titel “Friend’s Birthdays” sind nun die Geburtstage der Facebook-Freunde eingebunden.

Und wie es sich gehört, gibt es leider auch ein paar Haken an der ganzen Geschichte, die jedoch tolerierbar sind:

• Der Kalender wird bei eingeblendetem Geburtstagskalender sehr schnell sehr übersichtlich. In den Sommermonaten, in denen mein Freundschaftskreis seltsamerweise eher weniger seine Geburtstage feiert, mag das noch gehen, der Blick in den November war jedoch ein Schlag ins Kontor… alles voll mit Geburtstagen! Hier kann man sich abhelfen, in dem man Gebrauch von der Möglichkeit macht, einzelne Kalender mit einem Klick auf den Titel vorübergehend ein- und auszublenden.
• Der eingebundene iCal-Terminkalender ist auf GMT-Zeit festgelegt. Das wäre kein Problem, allerdings kennt die Greenwich Mean Time keine Sommerzeit, so dass jeweils in der letzten Woche im März und im Oktober die Geburtstage schon am Vortag um 23 Uhr beginnen. Muss man eben wissen.

Wichtig zu wissen ist auch, dass der so eingebundene Kalender nur eingebunden ist, die Termine also nicht in den eigenen Kalender kopiert werden. Das kann man bei einzelnen Terminen machen, davor ist jedoch abzuraten, wenn man nicht doppelte Termine haben möchte. In meinem Fall ist ein Abo eines ansonsten unabhängigen Kalenders absolut perfekt.

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Die Artikel zum Synchronisieren zwischen Google Calendar und dem iPhone gehören weiterhin zu den absoluten Artikelschlagern hier im Blog. Das hat den Vorteil, dass die Artikel offensichtlich einigen Ratsuchenden eine Hilfe darstellen und einiges an Erfahrungen zusammenkommen, die leider in den offiziellen Google-Anleitungen nicht gut oder teilweise gar nicht dokumentiert sind.

Bei der Verfassung der Anleitung zum Synchronisieren des Google Calendar mit dem iPhone hat sich ursprünglich das Verhalten gezeigt, dass über dem offiziellen Verfahren namens “Google Sync” (das auf dem ActiveSync-Verfahren von Microsoft beruht) nur der Hauptkalender eines Google-Calendar-Accounts synchronisiert werden kann und offenbar nicht eventuell eingerichtete Sub-Kalender. Meine Alternative war die Anleitung zur Synchronisierung per CalDAV. Das funktioniert zwar, ist aber deutlich langsamer.

Nun, kurzum, es funktioniert doch mit Google Sync, wenn man sich von einer Fehlermeldung von Google, die auf einem simplen Sprachproblem basiert, nicht ins Boxhorn jagen lässt. Dementsprechend habe ich die Anleitungen auf Basis von Google Sync dementsprechend aktualisiert und der einzig wahre und perfekte Artikel ist folgender:

• Terminsynchronisation zwischen iPhone und Google Calendar.

Und wer es dann trotzdem noch per CalDAV machen möchte, weil er ActiveSync aus politischen Gründen nicht nutzen kann, nimmt halt diese Anleitung, die jetzt einen neuen Titel hat:

• Terminsynchronisation zwischen iPhone und Google Calendar via CalDAV.

Und wer beides nicht nutzt, also weder Google Calendar, noch iPhone, der kann trotzdem etwas per Flattr spenden, war nämlich alles richtig viel Dokumentationsarbeit. Alles nicht so einfach im Leben.

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Die Erklärungen in diesem Blog zur Synchronisation von Kalender und Kontakte zwischen iPhone und den korrespondierenden Google (Links siehe unten) erfreuen sich größerer Beliebtheit. Nicht ganz unberechtigt, denn die Synchronisation funktioniert flott und zügig.

Kleiner Hinweis am Rande: Am gestrigen Montag hat Google nach langer Zeit seine eigene iPhone-App aktualisiert, die nun den iPhone-eigenen Push-Dienst für Google Mail und Google Calendar unterstützt. Das funktioniert relativ simpel dadurch, in dem in der App die Zugangsdaten zum Google-Konto hinterlegt werden und die App dann im Hintergrund die Verbindung zur Google-Cloud hält und entsprechende Meldungen als Push-Meldung anzeigt.

Sinnvoll ist das selbstverständlich nur dann, wenn der Anwender Google Mail bzw. Calendar nicht über die iPhone-eigenen Borddienste synchronisiert. Tut man das, ruft also Google Mail über die iPhone-Mailwendung und/oder Google Calender über den iPhone-Kalender ab, braucht es keinen zusätzlichen Push über die Google-App.

Und weil es inzwischen recht komplex geworden ist, hier nochmal sorgfältig sortiert alle korrespondierenden Artikel im Blog zur Google-iPhone-Synchronisation:

• Terminsynchronisation zwischen iPhone und Google Calendar.
• Synchronisation mehrerer Kalender zwischen iPhone und Google Calendar.
• Synchronisation von Kontakten zwischen iPhone und Google Contacts.

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Update vom 11.10.2010: Dieser Artikel beschreibt den Weg, wie zwischen Google Calender und dem iPhone mehrere Kalender via dem CalDAV-Protokoll synchronisiert werden können. Ursprünglich hatte ich diesen Artikel geschrieben, weil mit der empfehlenswerten Variante per Google Sync ein Bug existiert, der die Auswahl von zu synchronisierenden Kalendern vermeintlich nicht ermöglichte. Dies ist allerdings möglich, weshalb der hier beschriebene Weg eigentlich völlig obsolet ist.

Ich empfehle deshalb den Synchronisationsweg über Google Sync, der im Artikel “Kalendersynchronisation zwischen iPhone und Google Calender via ActiveSync” beschrieben ist. Dort ist auch aufgeführt, wie mehrere Sub-Kalender eines Google-Calendar-Accounts gleichzeitig synchronisiert werden können.

Neben der Kalendersynchronisation zwischen iPhone und Google Calender via ActiveSync (alias “Google Sync” bzw. im iPhone bekannt unter “Microsoft Exchange”), gibt es noch die Möglichkeit mit dem CalDAV-Protokoll. CalDAV ist im Gegensatz zu ActiveSync, das aus dem Hause Microsoft kommt, einer herstellerübergreifende Implementierung zur Kalendersynchronisation, hat aber durchaus gewichtige Vor- und Nachteile. Beginnen wir mit den Vorteilen von CalDAV:

• Es ist, wie bereits geschrieben, herstellerübergreifend und eine freie Technologie zur Kalendersynchronisation.
• Im Gegensatz zu ActiveSync können auch mehrere Kalender synchronisiert werden.

Allerdings gibt es auch gewichtige Nachteile:

• CalDAV ist verhältnismäßig komplex und daher auch nicht ganz einfach zu implementieren (was uns als Anwender freilich bedingt stört).
• Die Synchronisation ist deutlich langsamer, als bei ActiveSync.
• Es werden mehr Daten als bei ActiveSync übermittelt (das ist vor allem ein Thema bei vielen Kalendern, vielen Terminen und Auslandseinsatz via Mobilfunk).

Meine Empfehlung ist daher im Bezug auf der Kalendersynchronisation zwischen einem iPhone und Google Calender die, dass immer dann ActiveSync eingesetzt werden sollte, wenn nur der Hauptkalender eines Google Accounts synchronisiert werden soll. Müssen mehrere Kalender synchronisiert werden, ist CalDAV die richtige Wahl.

Vorbereitung zum Synchronisieren von mehreren Kalendern

Wenn tatsächlich nicht nur der Hauptkalender, sondern mehrere Kalender eines Google Accounts synchronisiert werden sollen, muss man dies Google Calendar mitteilen. Dazu gibt es eine eigene Seite mit den iPhone Sync Settings (vorher natürlich mit dem Google Account angemeldet sein), auf der man die gewünschten Kalender, die man synchronisieren möchte, anhaken kann.

Änderungen an diesen Einstellungen funktionieren selbstverständlich auch nach der erstmaligen Synchronisation, diese werden dann einfach beim nächsten Synchronisationslauf vorgenommen. Zu beachten – ich erwähne es hier zur Sicherheit noch einmal – ist, dass die Synchronisierung umso länger dauert, je mehr Kalender synchronisiert werden müssen.

CalDAV auf dem iPhone einrichten.

Ich gehe jetzt mal generöserweise an dieser Stelle davon aus, dass bereits einen Google Account vorhanden und auch Google Calender schon im Einsatz ist. Falls das noch nicht so ist, dann ist in meinem vorherigen Artikel die Einrichtung von Google Calender beschrieben (dort dann natürlich die folgende Einrichtung von ActivSync weglassen).

Der Startpunkt auf dem iPhone sind wieder die Einstellungen und dort der Punkt “Mail, Kontakte, Kalender”. Hier geht es wieder auf “Account hinzufügen …”. Der nächste Schirm zeigt wieder die möglichen Technologien dazu an:

Hier wählen wir “Andere” und springen nach dem Antippen dieses Punktes auf die nächste Seite:

Uns interessiert der vorletzte Punkt, nämlich “CalDAV-Account hinzufügen”. Ein Tippser darauf führt uns auf die nächste Seite, in der die Zugangsdaten des Google Accounts eingegeben werden müssen:

Auch hier die notwendigen Eintragungen im Klartext:

• Server: www.google.com
• Benutzername: Die Mailadresse des Google Acoounts
• Kennwort: Das Passwort des Google Accounts
• Beschreibung: (frei wählbare Beschreibung)
• Erweiterte Einstellungen: (so lassen, nicht abändern)

Mit “Sichern” werden die Angaben vom iPhone sogleich geprüft und im Erfolgsfall abgespeichert. Ich habe in meinem Fall übrigens zwei Anläufe gebraucht, bis die Synchronisation funktionierte, weiß der Geier, warum das so war.

Beim nächsten Aufruf der Kalender-App wird dann eine erstmalige Synchronisation mit dem Google Account vorgenommen, das kann durchaus, je nach Fülle der Termine, ein paar Minuten dauern Und hübscherweise werden verschiedene Kalender dann tatsächlich auch farblich unterschiedlich markiert.

Feintuning

Auch bei den CalDAV-Einstellungen gelten die gleichen Feintuning-Überlegungen, wie bei ActiveSync. Überlegen, ob das Pushen von Terminen notwendig ist und ggf. auf manuell stellen und den Einladungsmodus aktivieren. Zusätzlich gibt es noch in den Kalendereinstellungen die Option des Standardkalenders, hier wählt man sinnigerweise den Hauptkalender aus, so dass neue Termine, die auf dem iPhone angelegt werden, standardmäßig auch im Hauptkalender in Google Calendar abgelegt werden. Bei jedem neu anzulegenden Termin hat der Benutzer jedoch die Möglichkeit, den anzulegenden Termin in einen anderen Kalender abzulegen.

That’s it. Have Fun!

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