Wechsel der Buchhaltungssoftware und Spaß haben.

Schon Mitte letzten Jahres hatte ich mich entschieden, zum Ende des Jahres die Buchhaltungssoftware zu wechseln. Bis dato nutzte ich Lexware BüroEasy. Beziehungsweise ärgerte mich darum herum. BüroEasy ist das, was früher einmal die deutsche Version von Intuit QuickBooks war und seit 1999 von Lexware vertrieben wird. Und in Sachen Grafik und Bedienung auch ungefähr da stehengeblieben ist.

Da ich buchhalten kann, wäre mir das eigentlich noch relativ egal gewesen, aber leider schleppte Büro Easy eine Reihe von Abstürzen mit sich und die Einbindung von OpenOffice zum Rechnungsausdruck ist bescheiden. Zum Support möchte ich gar nichts mehr schreiben und sagen – der hat eigentlich nur dafür gesorgt, im Dezember endgültig den Schlussstrich am 31. Dezember zu ziehen, den Wartungsvertrag zu kündigen und das neue Jahr mit einer neuen Software zu beginnen.

In meinem Fall ist das nun WISO MeinBüro Plus. Es ist zwar ebenfalls nicht das schnellste Programm auf dem Planeten und leidet etwas in der Auflösung der Ansicht, die mit HiDPI-Bildschirmen nichts anfangen kann, aber ansonsten gibt es rein gar nichts zu meckern, weil sich Leute offenkundig darüber Gedanken machen, eine Buchhaltungs- und Fakturasoftware für Menschen zu entwickeln, die auch lernfähig ist.

Nur ein Beispiel: Die Buchung von Bewirtungsbelegen ist etwas, die BüroEasy nicht automatisch kann. Man bucht also einen Bewirtungsbeleg und bucht als zweiten Vorgang manuell einen Buchungssatz zum Abzug der 30 % nicht abzugsfähigen Kosten. Vorlagen für diesen Standardbuchungssatz gibt es nicht, man muss sich das alles selbst anlesen und jedes Mal daran denken. In WISO MeinBüro gibst du den Beleg an und so bald „Bewirtungskosten“ ausgewählt wird, denkt die Software automatisch daran und bucht alles notwendige. Zwei Minuten geschenkte Zeit.

Und so geht es dann durch und durch, bis hin zur Rechnungserstellung. Obwohl ich lange Jahre ein Feind von Formulareditoren war und lieber mit einem Export auf Office meine Rechnungen machte, nutze ich den eingebauten Formulareditor liebend gern. Denn der funktioniert und hat von Anfang an ein vernünftiges Aussehen mit allen notwendigen Informationen. Allein hier spare ich mir jeden Monat mindestens eine halbe Stunde Zeit. Der Kontenabruf funktioniert ebenfalls und bei der Zuordnung schlägt WISO MeinBüro auch entsprechende Buchführungskonten vor. Kennt der BüroEasy-Kunde so auch nicht.

Hinter den Kulissen funktioniert WISO MeinBüro Plus mit einem richtigen, kleinen Datenbankserver und benutzt bei so Leuten, die so wie ich eine Einnahmen-Überschussrechnung machen müssen, einen vereinfachten Kontorahmen, der sich nach den Feldern des Formulars EÜR der Steuererklärung richtet. Das ist bei Lexware BüroEasy ein echtes Manko, denn dort bucht man auch als Kleinunternehmer mit einem Kontenrahmen für die doppelte Buchführung und hat da auch noch das Problem, dass eine Vielzahl von Konten gar nicht voreingerichtet sind und manuell eingerichtet werden müssen.

Unterm Strich kostet mich WISO MeinBüro Plus rund 40 Euro mehr im Jahr. Die zahle ich aber liebend gern, weil das Ding echte Zeitersparnis für mich bedeutet.

Sind Smartwatches Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)?

Beim Kauf einer jeden Anschaffung stellt sich für einen Gewerbetreibenden immer die Frage, wie die Anschaffung steuerrechtlich zu behandeln ist. Bei Investitionsgütern ist das vor allem die Frage der Abschreibungspflicht. Es gibt verschiedene Abschreibungsformen für Güter, die wirtschaftlich verwendet werden und ins Anlagevermögen kommen sollen, aber allesamt haben sie vor allem ein Kriterium zu erfüllen: Sie müssen selbstständig funktionieren.

Hinweis: Das ist keine Steuerberatungsauskunft, sondern eine laienhafte Annäherung an die Thematik. Da mein Papi aber Uhrmacher ist, weiß ich, wie eine Uhr funktioniert und da ich in der IT tätig bin, weiß ich, wie ein Computer und vor allem eine Host-Terminal-Infrastruktur funktioniert.

Die Smartwatch als selbstständig nutzbares Gerät

Eine Smartwatch hat mit einer Uhr im herkömmlichen Sinne nur noch wenig zu tun. Man bindet sie an den Arm und sie sieht ähnlich aus, wie eine herkömmliche Uhr, aber sie hat kein Uhrwerk mehr intus. Es tickt nichts mehr darin und auch kein Quarzwerk ist an Bord. Noch viel weniger funktioniert die Uhr übrigens ohne Verbindung nach außen, denn die Uhrzeit wird von außen geliefert. Einfach mal Akku leerlaufen lassen und vorbei ist es mit der Uhrzeit.

Ob eine Smartwatch als Uhr funktioniert, ist aber nicht die Preisfrage, sondern ob sie eigenständig funktioniert oder einen Host braucht. Und hier ist dann wichtig, ob ein Host lediglich einen praktischen Sinn hat oder wirklich zwingend gebraucht wird. Sprich: Wird das Ding erstmalig eingeschaltet, was passiert dann? Muss man zwingend ein Smartphone haben, um es installiert zu bekommen oder funktioniert die Smartwatch mit ihren auf der Packung angegebenen Funktionen auch so? Wenn nicht, dann ist die Smartwatch als Geringwertiges Wirtschaftsgut nicht aktivierbar und nicht abschreibbar.

Untermauern kann man das mit der Argumentation, dass wesentliche Funktionen einer Smartwatch nur mit einem Smartphone als Host funktionieren. Können Apps also nur mit einem Smartphone installiert werden und Benachrichtigungen nur dann gelesen werden, wenn sie aktiv von einem Smartphone gepusht werden, dann ist die Smartphone in ihren wesentlichen Funktionen nicht eigenständig und weitgehend so dumm wie ein Drucker ohne Computer oder ein Terminal ohne Host.

Smartwatch mit WLAN an Bord

Noch spannender wird es mit Smartwatches, die WLAN an Bord haben, also potentiell die Möglichkeit bieten, selbstständig zu funktionieren. Da ist dann Sense, das ist selbstständig nutzbar und dann ist auch GWG-Aktivierung angesagt und es muss abgeschrieben werden.

Spezialfall (was man aber letztlich nachweisen muss im Zweifelsfall) dürften Android-Smartwatches sein, die ursprünglich mit einer Software vor Android 5.0 ausgeliefert wurden, denn hier ist die WLAN-Funktionalität noch nicht im Android-Wear-Softwareumfang gewesen, auch wenn die Hardware das vielleicht schon konnte.

Beispiel: Die noch erhältliche Smartwatch Moto 360. Die hat zwar WLAN-Funktionalität an Bord, wurde aber ursprünglich mit Android 4 ausgeliefert, das keine WLAN-Funktionalität unterstützte. Demnach ist beim Kauf dieser Smartwatch kein WLAN und kein eigenständiger Betrieb möglich, demnach auch keine GWG-Aktivierung möglich und das Ding muss nicht in die Abschreibung.

Wie nachweisen?

Relevant wird die Beweispflicht dann, wenn man das Vergnügen hat, eine Steuerprüfung im Haus zu haben. Da ist es dann praktisch, wenn man passende Unterlagen hat, in denen das Verhalten der Smartwatch glaubhaft beschrieben ist, insbesondere demnach das Verhalten bei der Inbetriebnahme der Smartwatch.

Wer bei einer Steuerprüfung die Smartwatch griffbereit hat, könnte es durchaus auch mit einer Vorführung des Gerätes probieren, also das Zurücksetzen auf Werkeinstellungen und die Neueinrichtung. In Zeiten regelmäßiger Updates sollte man das aber ruhig einmal vorher testen, um nicht dann unliebsam in die Falle zu treten, wenn die Smartwatch nach einem Software-Update dann vielleicht doch selbstständig funktioniert … 😉

Und wenn gar nix hilft?

Denkbar wäre es noch, dass ein Steuerprüfer auf die Idee kommt, eine Smartwatch als reine Uhr zu definieren. Von einer Uhr erwartet man schließlich lediglich vor allem eines, nämlich die Anzeige der genauen Uhrzeit. Aber auch hier gibt es einen feinen Unterschied einer Smartwatch zur normalen Uhr, denn eine echte Uhr bietet die Möglichkeit des Einstellens der Uhrzeit. Selbst Funkuhren (also Uhren, die über ein offizielles Zeitsignal mit der korrekten Uhrzeit versehen werden) haben die Möglichkeit, die Uhrzeit zu verändern, beispielsweise um Reisen in eine andere Zeitzone zu berücksichtigen.

Das aber haben Smartwatches (die kein WLAN an Bord bzw. nicht aktiviert haben) nicht, sie brauchen die Uhrzeit und auch Zeitkorrekturen vom Smartphone. Und auch da sind Smartwatches nicht unabhängig vom Smartphone einstellbar, da sie nur die Uhrzeit des Smartphones übernehmen.

Kommentare? Aber bitte doch, gern!

Buchhaltung, Level 2.

Meine Selbstständigkeit jährt sich im Mai zum vierten Mal und jetzt mal Betriebsinterna: Ich habe tatsächlich diese vier Jahre Selbstständigkeit und auch die Jahre davor, in denen ich eine (von meinem damaligen Arbeitgeber genehmigte) Nebentätigkeit betrieb, meine Buchhaltung ausschließlich in Excel durchgeführt. Das war anfangs nicht wirklich hübsch, aber so eine Excel-Tabelle hat den Vorteil, dass man das ja immer weiter „veredeln“ kann, wenn Zeit ist. Hier mal eine hübsche Übersicht, da ein immer aktueller Umsatzreport, dort eine Seite, die alle Angaben für die Steuererklärung auswirft und nicht zuletzt eine genaue Umsatzsteuerübersicht, um die Rücklagen für die Umsatzsteuer möglichst taggenau zu haben.

Und auch wenn meine Excel-Tabelle richtig rechnet – irgendwann geht das nicht mehr. Ich habe letztes Jahr die bisherige Hürde von 120 Buchungen im Jahr deutlich gerissen und da ist vor allem die andere Seite eine immer größere Last – die Fakturierung. Rechnungen habe ich nämlich ebenfalls bis dato mit Microsoft Office gestellt und hatte dazu eine Word-Vorlage. Das aber wird im Laufe der Zeit eine richtige Quälerei, wenn man irgendwann mehr als zehn Kunden hat, die regelmäßige Rechnungen bekommen sollen. Man macht vieles an Arbeit doppelt und dreifach und hat dennoch immer das dumpfe Gefühl in der Hirnrinde, irgendwo Dinge zu übersehen und zu vergessen.

Klar war auch für mich, dass die Zukunft von Buchhaltung bei mir nur im Zusammenspiel mit Faktura daherkommen kann und ich Standardware brauche. Wenn ich mit etwas nicht experimentieren kann, ist es Buchhaltung und Rechnungsstellung. Das muss sofort und nahtlos laufen und es muss vor allem so laufen, dass es sich an meine Bedürfnisse anpasst und nicht umgekehrt. Das gilt vor allem für die Rechnungen, die ich ausstelle, denn was ich wirklich abgrundtief hasse, sind vorgefertige Rechnungsformulare oder Standardansichten. Ich kann Leuten nicht erklären, wie man einfach im Web kommuniziert und mit einer unlesbaren Fabrikrechnung und Teilenummern daherkommen.

Nach einem kurzen Ausflug mit der Testversion von „WISO Mein Büro“ landete ich bei „Lexware Büro Easy“. Erstere ist zwar deutlich hübscher in der Ansicht, allerdings ist der Vorlagenmanager ein echter Graus … so von wegen Karomuster und Objekte mit Anfassern zurechtfriemeln. Das ist 1990er Jahre. Lexware Büro Easy ist zwar von der Oberfläche her altbackener, bietet aber bei der Erstellung einer Rechnung die Möglichkeit, die Rechnungsobjekte in ein Word- oder LibreOffice-Dokument auszugeben. Hat man eine eigene Word-Vorlage, kann man diese mit den entsprechenden Variablen versehen und siehe da – die Rechnung kommt im Word-Dokument daher, lässt sich ausdrucken, mit E-Porto versehen oder als PDF-Dokument ausgeben. Der Arbeitsaufwand hierfür: Phänomenale zwei Stunden.

Was wiederum bei allen Produkten in der Preisklasse ätzend ist, ist die Anlage des Warenbestandes und die eigentliche Buchhaltung. Warenbestand? Den müssen sich viele Selbstständige erst einmal aus vergangenen Rechnungen zusammensuchen, ebenso die Arten und Kategorien für Buchhaltung und Belege. Und dann noch die Lernkurve, dass man in einer Excel-Tabelle auch nachträglich natürlich alles abändern kann, eine echte Buchhaltungssoftware aber nicht löscht, sondern korrigiert und das hübsch ins Logbuch verzeichnet … die ersten Stunden mit Nachbuchen eines bestehenden Buchungsbestandes sind unschön.

Jetzt aber, nun läuft es. In Sachen Umsatzberichte bin ich zwar immer noch so dumm oder klug wie bisher, aber immerhin funktioniert jetzt die Rechnungsstellung so, wie ich mir das vorstelle und die Buchhaltung macht sich zum großen Teil nebenher.

Wahlzettelbuchhaltung.

Der 26. März 2009 ist ein in meiner Lebensgeschichte bleibender Tag. An diesem an sich belanglosen Donnerstag fand im Vereinsheim des FC Buckenberg in Pforzheim die Jahreshauptversammlung des damaligen SPD-Ortsvereines Pforzheim Mitte-Südost statt. Bei dieser Jahreshauptversammlung war unter anderem die Neuwahl des Vorstandes angesagt, inklusive allem Pipapo wie den beiden Stellvertretern, des Kassenwartes, des Schriftführers, der Beisitzer und den Delegierten für die Kreisdelegiertenkonferenz des SPD-Kreisverbandes. Also fünf Wahlgänge. So weit, so einleitend.

Damals war ich als noch mal neu zu wählender Vorstandsvorsitzende natürlich damit beauftragt, alle notwendigen Wahlutensilien beizubringen, damit der Wahlvorstand eine ordnungsgemäße Wahl durchführen konnte. Und das sind bei Wahlen zuvörderst natürlich die Wahlzettel. Dazu hatte ich einst eine Vorlage in A5-Größe in Word gebastelt, bei der man nur noch die Angaben für die jeweilige Veranstaltung ändern und angeben musste, für wie viele Wahlgänge dann entsprechend Wahlzettel auszudrucken sind. In diesem Fall also fünf Wahlgänge, auffällig nummeriert von 1 bis 5, plus zwei Wahlgänge für Stichwahlen, gekennzeichnet mit „A“ und „B“. Also sieben Stimmzettel.

Irgendein Teufel musste mich geritten haben, als ich auf die Schnapsidee kam, jede Inkarnation dieser Wahlzettel-Heptalogie genau 50 Mal auszudrucken. Ich kann mir nicht vorstellen, dass ich damals tatsächlich damit rechnete, dass 50 wahlberechtigte Ortsvereinsmitlieder auftauchen, das wäre nämlich 80 % aller Ortsvereinsmitglieder gewesen. Mit so einer völlig utopischen Anwesenheitsquote wäre mir als Ortsvereinsvorsitzender der goldene Mobilisierungsehrenteller der Sozialistischen Internationalen gewiss gewesen. Normalerweise schafft eine Jahreshauptversammlung es gerade mal so, vielleicht 25 % aller Mitglieder dazu zu bewegen, an ihr teilzunehmen.

Also 50 mal sieben Wahlzettel und damit insgesamt 350 Wahlzettel. Ein schöner Packen Papier.

Von diesen sieben Inkarnationen haben wir dann nur drei gebraucht, weil der Rest der Wahlen per Akklamation abgewickelt wurden. Zudem waren genau 16 Wahlberechtigte anwesend, so dass wir insgesamt 48 Wahlzettel gebraucht hätten. Am Ende waren es 51, weil drei Wahlzettel wegen Fehlern beim Ausfüllen nochmals an die betreffenden Wahlberechtigten ausgeteilt wurden. Blieben also insgesamt 299 Wahlzettel zurück.

Ein Packen Papier, dessen einfaches Wegwerfen mir ein Gräuel gewesen wäre. Aus diesem Grund wird seit diesem 26. März 2009 dieser Packen Papier konsequent recycelt. Und zwar in meiner Buchhaltung.

Buchhaltung ist im Laufe der Jahre ein Hobby von mir geworden, bei der ich meine auf den ersten Blick nicht unbedingt sichtbare Liebe zum perfekten Aneinanderreihen von Erbsen fetischartig ausleben kann. Zu dieser Ordnungsliebe gehört im Zusammenhang mit einer ordnungsgemäßen Buchhaltung das chronologische Abheften von Quittungen und Belegen.

Quittungen und Bons, die es an Registrierkassen gibt, sind normalerweise streifenförmig, bestehen aus labilem, kränklichem Papier und wenn man diese Belege einfach locht, hat man sehr bald eine unansehnliche Zettelwirtschaft, die es zu vermeiden gilt. Also lernte ich einst von einer geprüften Vertreterin der international agierenden Religion der Buchhalterinnen und Buchhalter, dass solche Belege auf einen Papierträger zu kleben sind, der wiederum dann gelocht und eingeheftet werden darf.

Diese Papierträger sind seit dem 26. März 2009 in meiner Buchhaltung die oben erwähnten Wahlzettel-Inkarnationen Nr. 1 bis 5 und Buchstaben A und B.

Ich wollte diesen Sachverhalt einfach gebloggt sehen, damit ich darauf verweisen kann, wenn irgendwann einmal ein Steuerprüfer meine Buchhaltung überprüft und sich wundert, warum man Belege einer Buchhaltung auf SPD-Wahlzettel kleben kann.

Schöne Buchhaltung.

Es gibt Lob in dieser Welt, das sogar mich überrascht. Dazu gehört die gestrige Aussage einer Sachbearbeiterin, die meine Einnahmen meiner Nebentätigkeit prüfen musste und ich deshalb mit meiner Einnahmenüberschussrechnung und meinem Rechnungsordner kurzerhand in die Arbeitsagentur wackelte und das alles zur Einsichtnahme vorlegte: „Sie haben aber eine schöne Buchhaltung.“

Ansichtssache, die vermutlich eine Frage der Perspektive ist, wie sich dann auch so herausstellte. Es kommen wohl im Rahmen einer vorübergehenden Arbeitslosigkeit tatsächlich Leute mit Schuhkartons voll Quittungen und wollen damit ihren Freibetrag für Nebentätigkeiten nach oben geschoben haben. Gut, jedem seine Sache, wie sie/er ihre/seine Buchhaltung nachvollziehbar für das Finanzamt hält, aber eine Zettelwirtschaft ist gegen die Verpflichtung, eine ordentliche Buchführung an den Tag zulegen, führt bei einer früher oder später kommenden Steuerprüfungen zu möglicherweise unschönen Szenen und überhaupt ist es so eine höchst käsige Angelegenheit, ein jährliches Geschäftsergebnis zu ermitteln.

Aber dennoch – wenn mich jetzt wenigstens auch mal das Finanzamt loben würde, würde ich eine spontane Polonaise durch die Stadt organisieren. 🙂