Sinnfreie Ablage.

Das Jahresende steht an und das ist eine gute Gelegenheit, wieder einmal Ablage zu machen. Es türmen sich rund 800 Seiten abzuheftendes Papier und das ist eine Zeitverschwendung ohne Vergleich. Wenn ich elektronische Dokumente speichere, dann lege ich diese in ein Verzeichnis und gut ist. Papierne Dokumente muss ich nach Datum sortieren, lochen, abheften. Das ist sowas von daneben, ich könnte das Fenster aufmachen und meinen Frust herausbrüllen, wenn sich die nette, alte Dame von gegenüber nicht sofort darüber wundern würde.

Ein wirklich ätzendes Abheftwerk ist eine Wertpapiervermögensverwaltung, die ich bis Anfang des Jahres hatte. Gut, sie war nicht wirklich die schlechteste Vermögensverwaltung für Menschen mit einem Vermögen unter einer Million Euro, allerdings haben die es fertiggebracht, jeden Kauf und Verkauf von Wertpapierposten mit einem Brief zu quittieren. Im Laufe von rund zwei Jahren sind allein hier sage und schreibe rund 1.200 Seiten Papier zusammengekommen und das bei einer Gesamtrendite von rund 2 %. Das hätte ich mit einem Sparbuch genauso hinbekommen und mir die Abhefterei gespart, nun muss ich den Krampf auch noch ein paar Jahre aufheben, weil es steuerrechtlich relevant war.

Ich bin Verfechter des papierlosen Büros. Ich habe es meinen Kollegen unter Gewaltandrohung untersagt, mir gelbe Zettelchen oder sonstige Papierchen an den Monitor zu heften oder auf die Tastatur zu legen, sondern lege Wert darauf, dass Rückrufe und andere, zu erledigende Dinge per Outlook-Aufgabe geschickt werden oder zumindest papierne Aufträge eine korrespondierende Outlook-Aufgabe haben. Der Vorteil ist schlicht, dass ich in so eine Aufgabe den aktuellen Status niederschreiben kann. Das nützt mir als Gedächtnisstütze, aber auch dem Absender der Aufgabe.

Ähnlich ist es bei einer elektronischen Ablage, denn findet diese mit lesbaren Daten oder einem professionellen OCR-Scanning und Tagging statt, ist so eine Ablage Gold wert. Mit einer einfachen Volltextsuche öffnet sich so ein Schatz per Knopfdruck, ist verhältnismäßig einfach zu sichern und die elendige Sortiererei übernimmt der Kollege Computer, der das sowieso viel schneller und genauer kann.